Что касается личных дел, то к ним относились в первую очередь подробные характеристики кандидатов, составлявшиеся как соответствующими райкомами комсомола, так и по месту их работы.
В тех случаях, когда не имелось никаких оснований скрывать место будущей работы потенциального сотрудника Охраны, — например, потому, что ему предстояло заниматься самым что ни на есть заурядным делом, — учреждение, в котором он числился, информировалось о том, кто и куда берет их сотрудника, и тогда на папке с его личным делом, хранившимся в данной организации, появлялась надпись: «направить в Главное управление охраны».
Если же из-за предосторожности учреждение, где работал кандидат, не извещалось о планах ГУО в отношении данного человека, возникавшая в связи с этим проблема разрешалась с помощью райкома партии, который, не объясняя причин, обращался к соответствующему учреждению с требованием переслать ему личное дело сотрудника, вошедшего в число кандидатов.
В особых, случаях когда даже райком партии держался в, неведении относительно возможных перемен в судьбе того или иного кандидата, «сверху» обращались непосредственно к первому секретарю данного партийного учреждения с тем, чтобы тот «в порядке его обычной работы» переслал наверх личное дело соответствующего лица.
Кандидат в сотрудники Охраны перед тем, как быть зачисленным в ряды работников данного ведомства, должен был подать в отдел кадров заявление за личной подписью, в котором говорилось бы, что он просит органы государственной безопасности принять его на работу. Это делалось для того, чтобы впоследствии нынешний претендент не смог ссылаться на то, что его, мол, взяли туда в принудительном порядке и вопреки его воле.
При приеме на работу того или иного человека учитывались и его родственные связи. Если у кандидата в сотрудники Охраны или у его жены имелись родственники за границей, то ему нечего было рассчитывать попасть в это ведомство. Кандидату отказывали в работе даже тогда, когда лица, состоявшие с ним или его женой в родственных связях, являлись советскими гражданами, работавшими за рубежом в качестве дипломатов, торговых представителей, журналистов и т. д. И конечно же на работу не брали и тех, кто связан родством с кем-либо из заключенных, отбывавших наказание в тюрьме или в исправительно-трудовом лагере.
Кроме рассмотренных выше документов, кандидат заполнял исключительно подробную анкету, в которой указывались социальное происхождение кандидата (или иначе, кем являлись его родители: крестьянами, рабочими, дворянами, буржуями или кулаками), дата и место рождения, его ближайшие родственники, о которых необходимо было сообщить ряд сведений, касавшихся, в частности, рода их занятий или отношения к советскому строю. Кадровики изучали самым тщательным образом полученные характеристики, а также деловые качества, моральный облик, привычки, отношение к спиртному и друзей кандидата. Само собой разумеется, претендент не должен был иметь партийных или административных взысканий. Одновременно с проверкой уже имевшихся сведений о кандидате за ним устанавливалось наблюдение, которое не снималось с него и после того, как его брали на работу. К тому времени, когда предварительная проверка, включавшая в себя и наблюдение за кандидатом и его друзьями, сослуживцами и соседями, уже близилась к завершению, хранившееся в отделе кадров личное дело потенциального сотрудника Охраны разбухало обычно страниц до трехсот.
Отдел кадров, занимаясь изучением предложенной ему кандидатуры, мог обращаться при этом за помощью к оперативным бригадам и другим подразделениям органов государственной безопасности. Однако подобная практика нередко вызывала яростный протест со стороны местных спецслужб, которые жаловались на то, что обращение к ним Главного управления охраны с требованием оказать ему необходимое содействие мешает их собственной работе; Когда межведомственные разногласия принимали исключительно острую форму, в дело вмешивался министр государственной безопасности, который лично приказывал своим подчиненным выполнить все без исключения просьбы ГУО и к тому же в наикратчайший срок — дней за десять, а то и менее того. Подчиняясь подобному распоряжению, жалобщики приостанавливали свою обычную работу до тех пор, пока Главное управление охраны не получало от них все то, что хотело.