Одновременно с удостоверением личности проверяющий обязан предоставить администратору распоряжение (приказ) о проведении проверки на данном предприятии. Безусловно, и в приказе, и в служебном удостоверении данные должны совпадать.
Для соблюдения безопасности предприятия администратор должен позвонить в офис проверяющей организации по имеющимся у него телефонам, чтобы уточнить факт инициации проверки.
СОВЕТ
Запретите администратору использовать те номера телефонов, которые «подсказывают» сами проверяющие. Не исключено, что могут быть названы номера мобильных телефонов, и тогда на ваш звонок может ответить кто угодно.
По окончании проверки документов проверяющих лиц следует занести их реквизиты в Журнал регистрации проверок на предприятии. Затем лучше провести инспекторов в отдельный кабинет, например в комнату отдыха персонала, предложить кофе, чай и по требованию начать проверку. Довольно часто проверка представляет собой сбор различных документов или пояснений.
Если уполномоченного лица или руководителя предприятия нет на месте, проверяющий, скорее всего, выпишет предписание об обязательном представлении в контролирующий орган всех необходимых документов. У директора будет время их собрать и предоставить для ознакомления. Помните, что никто из сотрудников салона, кроме специально уполномоченных лиц, не должен давать проверяющим лицам никаких документов или пояснений.
Некоторые руководители рекомендуют не размещать на дверях таблички с надписями, например «Бухгалтерия» или «Директор», которые дадут проверяющим возможность вести целенаправленный поиск.
СОВЕТ
Администратор не должен давать проверяющим ключи от каких-либо помещений, а также оставлять инспекторов одних для самостоятельного осмотра и ознакомления. Помните, возможны провокации. Если есть возможность возложить встречу проверяющих на администратора, то директору лучше не обнаруживать свое присутствие. Для администратора предусмотрена персональная ответственность только за ведение кассовых операций.
Проверка еще не повод для паники. Еще раз напомним, что самообладание – лучший помощник в подобной ситуации. Не стоит теряться ни при каких обстоятельствах. Всегда стоит пытаться выйти из создавшегося положения с наименьшими проблемами для предприятия.
ВНИМАНИЕ
За отказ от дачи объяснений никакой ответственности не предусмотрено.
Директору стоит иметь в виду, что при проверках представители обеих сторон часто допускают ошибки, в том числе и грубые. Поведение проверяющих регламентировано отраслевыми актами, где строго прописано, на что они имеют право, а на что нет.
Директору также следует помнить: законодательством определены принципы действия обеих сторон при проверке. Для того, кого проверяют, действует правило: «Разрешено все, что не запрещено», а для проверяющего – наоборот: «Запрещено все, что не разрешено». Отсюда следует важный вывод: любые действия, акты или протоколы проверяющих, совершенные и составленные с отступлениями от законодательства, теряют юридическую силу, даже если на вашем предприятии действительно имели место те или иные нарушения.
Если при проверке обнаружены недостатки в деятельности предприятия, то проверяющими могут быть составлены следующие документы:
• протокол об административном правонарушении;
• акт проверки;
• объяснения предпринимателя;
• объяснения потерпевшего;
• объяснения свидетелей;
• объяснения понятых;
• акт изъятия товара и других вещей;
• акт изъятия документов.
Изъятие документов и вещей в салоне красоты возможно только на основании санкции прокурора или решения суда.
Обычно проверяющие работники составляют протокол об административном правонарушении и акт проверки.
Некоторые руководители отказываются от подписания составленных по результатам проверки документов. Такая тактика не совсем правильна. Следует внимательно изучить составленные документы, с тем чтобы убедиться, что информация, изложенная в них, реально соответствует действительности.