Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0

Однако изменения, сделанные до сих пор, включая рассматриваемый этап, еще не гарантируют эффективности процесса. В большинстве компаний результатом эволюции формальных и неформальных правил является их избыточность, противоречия, расхождения в определениях, нестабильность и проблемы с качеством. Поэтому бизнес-правила должны быть критически оценены на предмет необходимости и нормализованы.

Но модель процесса все еще может содержать разрывы, поэтому команда должна обратить внимание на потоки и на развилки и, по возможности, их упростить. Одновременно следует постараться избавиться от ручной работы везде, где возможно. Если используется BPMS, «белые пятна» можно заменить сгенерированными BPMS-приложениями. Если проектирование ведется с использованием традиционного ПО для моделирования процессов, необходимо обсудить с IТ возможности автоматизации и реалистичные сроки.

Отметим, что передача работ другой организации или на аутсорсинг – это не то же самое, что их устранение. Изменится отнесение затрат, но они не исчезнут и останутся в поле зрения компании.

Мы рекомендуем параллельно вести проектирование нескольких версий модели «как будет» и обкатывать на них весь спектр идей от скромных усовершенствований до фундаментальных преобразований. Полученные результаты следует тщательно рассмотреть и включить лучшие находки в новую модель.

Итак, в результате произведенных изменений мы упорядочили бизнес-операции. Если применяется BPMS, то это подходящий момент, чтобы воспользоваться имитационным моделированием, чтобы замерить показатели исходной версии «как есть» и новой версии и оценить возможный эффект изменений. Если его окажется недостаточно, команда может разработать еще одну версию с целью дальнейшей оптимизации.

Следующее, чем должны заняться разработчики, – это контроль выполнения действий и потоков работ. Сюда входят списки задач, возможность переназначения работ, а также измерение длительности, объема выполненной работы и контроль других существующих в компании нормативов.

В случае использования BPMS списки задач, назначение исполнителей, учет графиков рабочего времени, отчетность и т. п. встраиваются в приложения, которые генерирует BPMS, и таким образом обеспечиваются автоматизированный контроль и мониторинг эффективности, см. главу 10 «Технологии BPM». Если BPMS отсутствует, необходимо совместно с IТ решить, что можно предпринять в этой области. Модель должна соответствовать имеющимся IТ-средствам.

На завершающей стадии проектирования новой бизнес-модели определяются требования к информационным системам и к экранным формам. Если используется BPMS, это не составляет труда, поскольку вся нужная информация уже содержится в модели. В случае более традиционной поддержки со стороны IТ на этой стадии относительно высокоуровневый проект бизнеса детализируется до конкретных действий. Также конкретизируется до действий движение документов, здесь могут найти применение системы управления контентом.

С помощью аналитиков IТ-подразделения определяется, какие данные должны отображаться на каждом экране. Источники этих данных, такие как новые документы, звонки клиентов, унаследованные приложения, внешние партнеры и т. п., определяются и привязываются к точкам ввода данных. Также определяются точки контроля качества данных. На этой основе формируется картина использования данных унаследованных приложений, составляются требования к их модернизации и интеграции. Здесь же формируются требования к интерфейсам с источниками данных, к преобразованию и использованию данных.

Наконец проектирование завершено.

• Вся не добавляющая ценность работа исключена.

• Все проблемы рассмотрены.

• Все возможности усовершенствования бизнеса рассмотрены.

• Правила обоснованы и нормализованы.

• Ручная, неавтоматизированная работа устранена.

• Бизнес-сценарии упорядочены.

• Проанализировано возможное влияние изменений на всех уровнях процессной иерархии.

• Определены все источники данных, интерфейсы с унаследованными приложениями, преобразование и использование данных.

• Специфицированы потребности в автоматизации.

• Произведена оценка показателей новой модели по сравнению с исходной «как есть».

• Спроектирована система контроля для новой бизнес-модели и для проекта внедрения.

• Спроектирована система контроля эффективности, предупреждения о проблемах и другой отчетности.

Как обычно при проектировании и при составлении требований, глубина детализации модели зависит от сложности предстоящих изменений и от масштаба затрагиваемых проектом бизнес-операций, а также от того, будет ли использоваться BPMS и генерация приложений или традиционная IТ-разработка на основе бизнес-требований и технических спецификаций.

В любом случае уровень детализации, диктуемый действующими стандартами, достигнут. В зависимости от выбранной стратегии можно приступать к внедрению либо конкретного разового изменения, либо (если выбран путь эволюционных изменений) к первой фазе изменений бизнес-операций.