Тайм-менеджмент

Искать и находить наиболее полезное применение своему времени необходимо не только в бизнесе, но и в любой сфере жизни. Иногда, особенно если вы часто и подолгу засиживаетесь на работе, таким самым полезным способом времяпрепровождения может оказаться сон: просто отправляйтесь домой и хорошенько выспитесь. Иногда наиболее дельным применением времени могут стать посиделки с членами семьи или другими дорогими вашему сердцу людьми. Иногда полезнее провести время в заботах о своем физическом здоровье: правильном питании, занятиях спортом, хорошем отдыхе и релаксации, – необходимых для того, чтобы потом вы могли трудиться на пределе своих возможностей.

Иной раз разумнее всего посвятить время своей семье или чтению хорошей книги, вместо того чтобы смотреть телевизор. В другом случае самым хорошим способом потратить время с пользой будет общение: так, например, вы можете решить повидаться с друзьями, компания которых доставляет вам удовольствие и помогает расслабиться и снять стресс.

Просто нужно постоянно спрашивать себя, какое применение времени в настоящий момент принесет наибольшую пользу? А затем следует приучать себя доводить избранное дело до конца, каким бы оно ни было. После того как вы превратите подобное поведение в неотъемлемую часть своего стиля управления временем, вы станете одним из самых эффективных тайм-менеджеров своего поколения.

Важное против срочного

Определение приоритетов – это разделение на «немногие решающие» и «заурядную массу», только в области задач и занятий. На практике задачи, которые вам приходится решать ежедневно, можно поделить на четыре типа. От способности рассортировывать свои обязательства по типам во многом зависит продуктивность человека. Итак, каждая задача может быть отнесена к одной из следующих четырех категорий, или квадрантов, если расположить их на листе бумаги, разделенном на четыре части.

1. Срочные и важные

Задача одновременно и срочная, и важная – образцовая задача. Необходимость решить ее обычно возникает вследствие неких внешних требований к вашему времени, и от ее выполнения зависит, сможете ли вы продемонстрировать высокий профессионализм. Для ее реализации вам, скорее всего, придется встретиться с некоторыми людьми, переделать множество дел и побывать в разных местах – например, подготовиться к встрече с клиентами, встретиться с ними, затем выполнить то, что они от вас потребовали. Большинство людей тратят значительную часть рабочего времени на выполнение именно таких задач – одновременно важных и срочных.

Важной считается задача, выполнение или невыполнение которой может иметь долгосрочные последствия для вашей карьеры. Срочной считается такая задача, решение которой нельзя отложить или отсрочить. Ваши самые значительные задачи, имеющие наивысший приоритет, как правило, всегда бывают одновременно и срочными, и важными. Их принято относить к «квадранту безотлагательности».

2. Важные, но несрочные

Второй тип составляют те задачи, которые считаются важными, но при этом несрочными. Иными словами, их выполнение обязательно, но его можно отложить на время, хотя бы ненадолго. Примером такой задачи служит написание отчета, который необходимо подготовить, согласовать и сдать к концу месяца. Он похож на контрольную работу в колледже. Без него не «закроешь» семестр, но его сдачу все же можно отложить на пару недель или даже месяцев, что и происходит довольно часто. Большинство отчетов пишутся накануне вечером перед датой истечения крайнего срока. Вот так то, что прежде было важным, но не срочным, теперь становится еще и по-настоящему безотлагательным.

В любой момент жизни у нас есть масса важных, но несрочных дел. Прочитать полезные книги в своей области, записаться на курсы, повысить квалификацию – все эти задачи важны для успеха в будущем, но они не являются срочными. Большинство людей, проваливающихся в бизнесе или недотягивающих до нужного уровня, как оказывается, просто очень долго тянули с усовершенствованием своих умений и навыков. Пока они мешкали, другие люди, более решительные и агрессивные, обошли их и теперь наслаждаются более высокими наградами и обязанностями.

Даже такие простые занятия, как физические упражнения, которые жизненно важны для здоровья, не являются при этом срочными. Их можно откладывать довольно долго, и большинство людей так и поступают. По словам врачей, 85 процентов серьезных проблем со здоровьем, с которыми люди в зрелом возрасте сталкиваются, можно было бы избежать, если бы их пациенты вовремя обзавелись здоровыми привычками, в том числе соблюдали диету и занимались физкультурой. Эти задачи относятся к «квадранту производительности».

3. Срочные, но неважные

Третий тип – это задачи срочные, но неважные. В роли таких «задач» могут выступать люди, которые приходят к вам в офис, звонят или шлют сообщения по электронной почте, однако то внимание, которое вы им уделите, не принесет почти никакой пользы вашему бизнесу или работе.