Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Коэффициент получен. Теперь надо учесть его при планировании. Самый простой способ сделать это — перейти от коэффициента к, множителю, то есть получить значение, на которое нужно умножить запланированную длительность проекта, чтобы высчитать реальное количество времени, необходимое для выполнения задания.

Предположим, у вас есть проект, продолжительность которого без учета влияния мусорного времени составляет

10 дней при восьмичасовом рабочем дне. Нужно умножить количество этих дней на восемь часов, чтобы получить общее количество времени, запланированное на выполнение работы: 10 • 8 = 80 часов. Теперь, чтобы вычислить фактическое количество дней, которое будет потрачено на выполнение проекта, разделим 80 часов на семь — уже с учетом мусорного времени. Получаем 11-12 дней вместо 10 запланированных. Надеюсь, вы поняли, почему, даже тщательно планируя рабочий день или неделю, можно не успеть вовремя.

Важно другое: без учета фактора мусорного времени вы каждые 10 дней теряете один; если проект запланирован на полгода, то из-за коэффициента мусорного времени будет потеряно 12 дней и вы отстанете более чем на две недели.

Учет влияния мусорного времени — это только половина дела. Мусорное время — это непроизводительные издержки, которые нужно устранить.

Мусорное время можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности.

Первая область — деятельность административных служб компании. Однажды я наблюдала, как строгая тетенька несколько раз заставляла ведущего разработчика проекта переделывать авансовый отчет, в то время как в его приемной ожидали представители заказчика. Такая ситуация недопустима. Не нужно забывать, что задачи административно-хозяйственной службы — обеспечивать производственную деятельность, а не мешать ей. В одной компании, например, установлен такой порядок: бухгалтер готовит для сотрудника весь набор документов, и ему остается только подписать их.

Вторая область — бюрократическая деятельность, связанная с делопроизводством. Это бездонная пропасть, куда уходит время. Незачем, например, заполнять журнал учета рабочего времени с пятнадцатиминутной детализацией или снабжать документ из одной страницы тремя страницами шапок, обязательных к заполнению. Примеров такого без-

дарного использования рабочего времени можно привести множество. Мой совет: обходитесь минимумом бумаги и даже при этом максимально автоматизируйте свою деятельность.

Третья область — рабочая обстановка самого офиса: если сотрудники начинают приходить на работу к семи утра или уходить в час ночи при том, что рабочий день у них с 9 до 18 часов, это верный признак того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. Может мешать множество факторов — большое количество работников в помещении, телефонные разговоры, громкие обсуждения или духота.

Четвертая область — личные интересы сотрудников. Многие рассматривают работу как способ заниматься любыми делами за чужой счет. Чаты, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайн-знакомства — вот далеко не полный перечень развлечений в рабочее время с помощью Интернета. Форумы могут способствовать профессиональному росту, коммуникаторы можно использовать для общения с коллегами из других городов, но во всем должна быть мера.

Обратитесь прежде всего к этим четырем областям, если вы ищете способы сокращения мусорного времени. Из собственного опыта могу указать несколько приемов, которые часто помогают сократить мусорное время в разы.

Отвечайте на все письма, не связанные с безотлагательными делами, в конце рабочего дня. Это особенно подходит тем, кто работает в крупной организации. В этом случае каждый день вы получаете как минимум два-три письма с резюме "сообщите", "отчитайтесь" или "представьте данные". Это мешает сосредоточиться и отнимает время, хотя не является срочным — никто не пострадает, если вы сообщите бухгалтерии данные за прошлый год на три часа позже.

Используйте голосовую почту на рабочем и мобильном телефонах. Во-первых, это существенно сократит уровень шума в комнате, во-вторых, позволит людям сохранять

концентрацию, так как они не будут отвлекаться на звонки. Голосовую почту можно проверять на перекурах или в кофе-паузах, убивая сразу двух зайцев.

В случае если вы руководите отделом и ваше рабочее место находится в одном помещении с подчиненными, сядьте так, чтобы видеть их мониторы. Скоро вы заметите, насколько после этого возросло количество времени, которое сотрудники уделяют работе, и соответственно сократилось время, уделяемое развлекательным интернет-сайтам и компьютерным играм. Лучше всего расставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам. Во-первых, это обеспечит достаточное количество рабочего пространства, во-вторых, позволит свободно передвигаться и, в-третьих, поможет вам все видеть. При этом лучше объявить, что все хобби в Интернете остаются на вечер — сотрудники имеют право на личную жизнь.