Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Именно для таких ситуаций необходимы планы. Вы ведь не планируете утренний душ или чистку зубов. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз хороший способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах.

В первую очередь нужно помнить о том, что план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Даже если вы уверены, что у вас отменная память, не стоит чрезмерно полагаться на нее: материализуйте список задач на день. Голова человека не способна удерживать слишком много информации одновременно, поэтому обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. На это уйдет всего несколько минут, но даст возможность контролировать и управлять делами, позволит ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты. Не спешите думать, что вы уже умеете это делать: труднее всего даются самые простые вещи. Внимательно понаблюдайте за собой и не стесняйтесь оттачивать простые навыки планирования.

Классический тайм-менеджмент жестко регламентирует: планировать рабочий день лучше вечером, но мне кажется, у этого вчера есть как свои плюсы, так и минусы. Рассмотрим их.

Планирование дня с вечера хорошо закрывает прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с четкой картины предстоящих дел. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Планирование дня с утра хорошо сочетается с согласованием (или подтверждением) времени встреч с клиентами или партнерами по бизнесу, распределением поручений и необходимой информации среди подчиненных и т. д.

В любом случае к плану не стоит относиться как к закону. Он должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется совсем немного: в общей сложности минут 10 в течение дня, а экономия при грамотном планировании составит часы, а иногда и недели, освобожденные от ненужной работы.

При необходимости много передвигаться по офису или по городу желательно, чтобы план дня был мобильным, то есть занесен в небольшой ежедневник либо распечатан.

При планировании дня вы сталкиваетесь с тремя типами задач:

• жесткие встречи — привязанные к конкретному моменту времени (пресс-конференция в 12:00);

• гибкие задачи — не привязанные к определенному времени (уточнить время начала пресс-конференции); "гибкие" не означает необязательные и не имеющие срока исполнения — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать;

• бюджетируемые — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого момента исполнения, но которые требуют большого ресурса времени (подготовиться к пресс-конференции (три часа)).

Такая классификация поможет вам оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование.

Алгоритм планирования дня следующий (табл. 8.1). Таблица 8.1. Страница ен-шднош-шка с обзором дня

На свободном пространстве (в ежедневниках — справа от сетки времени) составьте полный список задач, не привязанных к определенному моменту. Выделите ярким маркером две-три приоритетные и выполнение гибких задач начинайте именно с них. В сетке времени запланируйте встречи, привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих большого ресурса времени, забронируйте его в ежедневнике. Время между жесткими встречами в течение дня заполняйте начиная с выполнения задач, отмеченных цветом.

Должно получиться следующее: слева — жесткие встречи, причем не просто списком, а с привязкой к сетке времени. Справа — список гибких задач, наиболее приоритетные из них выделены. Для двух из трех приоритетных задач забронировано время. Благодаря наглядности левой части плана сразу заметны участки времени, в которые можно выполнять забронированные задачи. При этом хорошо видно, достаточно ли на них времени.

Обратите внимание: в этом плане дня много свободного места, не нужно расписывать по времени все задачи. Благо-

даря этому план без потерь готов изменяться. При появлении нового задания просто допишите его в гибкий список, оцените приоритетность и запустите в работу.

опоздала — не спеши

Рассмотрим такой элемент плана дня, как график жестких встреч, привязанных к конкретному времени.

Как бы ни была непредсказуема жизнь, по тому, пунктуальны вы или нет, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои обязательства. Во избежание опозданий при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на дорогу (особенно актуально в больших городах — нужен дополнительный резерв на пробки); на второстепенные дела (вошла в приемную, подготовилась, посмотрела в зеркало), на организационные нестыковки (бабушка на вахте, вписывающая ваши паспортные данные в книгу, не пропускает через вертушку, путаница в переулках или адресах).