Тайм-менеджмент. Полный курс

Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов:

1. в течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут;

2. выберите от одного до трех ключевых показателей;

3. отследите их в динамике.

Рассмотрим шаги техники полного хронометража более подробно.

Шаг 1. Так как потребуется учитывать все расходы времени в течение дня и будет необходимо вести записи, следует взять небольшой блокнот или записную книжку (листочки и стикеры имеют тенденцию теряться к концу дня). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, который удобно носить с собой. Выберите тот, который вам больше всего нравится, с красивой обложкой. Тогда и учет вести будет намного приятнее. Сначала лучше всего записывать все дела и их длительность при каждом переключении внимания. Через несколько дней, когда вы начнете относиться ко времени более внимательно, достаточно будет делать записи только раз в один-два часа. Останавливайтесь на две-три минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет вам более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые вы выполняете в течение дня. Пример такого осознанного отношения к жизни мы можем найти в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь»[22].

Она повествует об ученом-биологе Александре Александровиче Любищеве, поставившем перед собой цель разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось существенно превосходящим среднюю продолжительность жизни человека.

Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу[23]. С 1916 г. (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учет расходуемого времени.

На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) ученый ЕЖЕДНЕВНО записывал, сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько – на дополнительную, какие были еще работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время: без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и прочее. Точность учета – 10 минут. Следует еще раз подчеркнуть: учет велся ежедневно на протяжении 56 лет. Любищев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. Были книги для командировок и поездок (одно время он много разъезжал)[24].

Не пытайтесь компьютеризировать этот этап ведения хронометража. Использование специальных программ учета времени усложнит процесс и накрепко привяжет вас к компьютеру. Основная часть записей в этом случае делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных хронометража резко снижаются.

Для того чтобы фиксировать все свои расходы времени, существуют несколько способов ведения его учета. Выберите тот, который кажется вам наиболее подходящим.

1-й способ. Самый простой – фиксируем начало и окончание любого дела (таблица 2.2). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня.

2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность (таблица 2.3). Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. К уже известной нам таблице 2.2 добавляем еще один столбец.