Тайм-менеджмент. Полный курс

Каждый день нам приходится не только решать задачи, направленные на достижение своих целей, и работать над долгосрочными проектами, но и осуществлять большое количество повседневных, рутинных дел. Как же спланировать свою работу таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Ответ один – начать планировать свой день. План на день необходим – это непреложная истина тайм-менеджмента. Ежедневное планирование – кирпичики, из которых постепенно выстраивается здание нашей жизни.

Если сопоставить затраты времени, то нужно признать, что очень незначительная часть нашей жизни озарена блеском выдающихся идей. Бόльшую же часть ее приходится посвящать тяжелой работе. Печально, но… наши студенты не понимают этого. День или даже час, не доставивший им экстатического удовлетворения, для них потерянный день и час, и поэтому они не в состоянии исполнять рутинную работу.

Я слышал от некоторых из них: «Я не буду этого делать, потому что мне это скучно…» Люди делают вывод, что жизнь творческого человека – нескончаемая череда восхитительных озарений, и напрочь забывают о том, что творческая личность обязательно отличается трудолюбием.

А. Маслоу. Дальние пределы человеческой психики

Систематическое составление плана на день поможет научиться лучше структурировать все свои задачи, дела, а в целом и свою жизнь.

Конечно же, может возникнуть возражение: зачем это нужно, ведь все так быстро меняется, какие там планы. Правильно, но именно потому (как ни парадоксально звучит) и необходимо составлять план. То, что заранее известно, предсказуемо и понятно, нет нужды планировать. Вы ведь не планируете процесс утреннего поедания бутерброда или чистки зубов – все и так понятно, доведено до автоматизма. План – это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План – ваш верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного. Но для того чтобы план стал вашим союзником, а не врагом, он должен быть правильно составлен.

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Вспомните, как вы обычно планируете свой день. Держите в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор, как новогодняя елка, заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это – не планирование.

Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых ваш план будет высокоэффективным способом организации времени.

1. Письменный вид. Первое и главное условие, при котором ваш план будет работать, – он должен быть материальным, выполненным в письменном виде и находиться в одном месте. При этом не важно, на каком носителе вы будете вести свой план: в ежедневнике, в MS Outlook или MS Excel. Все задачи, которые вы стараетесь удержать в голове, обязательно будут забываться – это особенность человеческой памяти, которая неспособна удерживать одновременно большой объем информации. Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо записывать.

2. Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для более творческих мыслей и идей.

3. Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять самые приоритетные, ключевые, наиболее значимые задачи. Использование принципа приоритетности способствует созданию более четкой их структуры.

4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены в план. При планировании, особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков и витания в облаках.