Тайм-менеджмент. Полный курс

Способ, помогающий научиться говорить «нет» Если вам пытаются навязать какое-то дело или задачу, абсолютно для вас не важные, и вы не хотите потратить свое время, или чья-то просьба для вас неудобна и рушит все ваши планы, сделайте следующее: ни в коем случае не пускайтесь в длительные и путаные объяснения причин, почему вы не сможете выполнить просьбу. Не пытайтесь оправдываться и извиняться. Скажите твердо: «Нет, я этого делать не буду». Приведите один-два сильных аргумента почему. Все. Если просящий не отстает, пытается вовлечь вас в разговор, добиться оправданий, извинений – повторите еще раз, очень спокойно, четко и внятно свой отказ и аргументы. Повторение одних и тех же слов в подобных ситуациях (пусть и бесконечное) – самый лучший вариант.

Каждая из рассмотренных стратегий отказа имеет свои плюсы и минусы. При приоритизации своих задач, отсеве дел с навязанной срочностью или важностью нужно выбрать собственную стратегию, адекватную окружающей обстановке, учитывающую реалии ситуации, а также минимизирующую и потери времени, и возможные риски.

5.7. АВС-хронометраж. Приоритизация задач на этапе учета расходов времени

Еще один метод расстановки приоритетов позволяет выделять наиболее значимые, ключевые задачи уже на этапе хронометража. Автор этого метода – Лембиту Кыйв.

Идея АВС-хронометража состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу малорезультативных дел уделить гораздо меньше внимания. Другими словами, ключевые задачи не должны выпадать из поля зрения ни на минуту, и при выделении времени на второстепенную задачу важно понимать, в ущерб чему это было сделано. Данный метод – вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах. В основе методики лежит усовершенствованная «Карточка учета времени Гастева – Керженцева». Поскольку ее сущность претерпела достаточные изменения, то новый продукт можно назвать «Карточка эффективности».

В основу этой методики положены четыре принципа.

1. Фиксация внимания на главных задачах.

2. Простота и гибкость.

3. Измеримость и наглядность результатов деятельности.

4. Полезная полнота информации.

Рассмотрим подробнее каждый из этих принципов.

Фиксация внимания на главных задачах

Как бы подробно и тщательно мы ни вели хронометраж, как бы ни осознавали свои важные, ключевые задачи и проекты, все равно очень часто оказываемся в ситуациях, когда время тратится на неосознаваемые и неважные действия.

Понять в каждый конкретный момент, относится ли выполняемая работа к ключевой задаче или это просто потеря времени, – несложно. Таким образом, в потоке фиксируемых дел сразу наметились три составляющие:

• ключевые задачи;

• явные потери;

• все остальные дела, решение которых необходимо, но суммарная результативность которых невысока.

Исходя из этой идеи «Карточка эффективности» поделена на три области. Еще одно ее отличие от «Карточки учета» состоит в том, что она делает возможной параллельную фиксацию нескольких одновременных действий.

Можно стоять в пробке, терять время и нервы, а можно слушать аудиокурс по французскому языку и т. д.

Рутинные задачи стоит без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету их хронометраж имеет второстепенное значение.

Простота и гибкость

Одним из требований к этой методике, совмещающей в себе приоритизацию задач и учет расходов времени, была простота заполнения формы. В «Карточке эффективности» время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, что сокращает объем записываемых данных без потери их смысла и упрощает процесс ее заполнения.

Теперь к вопросу о гибкости. В данном контексте это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней.