Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова

N – последующая регистрация, обозначение. Запишите все вышесказанное в подробный график и обратите внимание на результаты. Насколько точным был план вашего дня?

Действуйте так, чтобы выполнить наиболее важные задачи в начале дня, менее важные суммируются в виде блоков задач или, при необходимости, в виде небольших перерывов.

Также обратите внимание, что бывают моменты в течение дня (или недели), когда вас беспокоят очень мало, и моменты, когда телефон постоянно звонит, или приходят посетители. При использовании метода Альпы важно также обращать внимание на самочувствие и свой биоритм.

Эти пять шагов определяют метод Альпы и должны выполняться каждое утро (вечер).

Действуйте

Теперь у вас определены долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели; вы выбрали удобный для себя метод планирования дня и нужно начать действовать. Важным аспектом на этом этапе будет правильная расстановка приоритетов. Тратьте ваше невосполнимое время на главное. Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» – не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Можно и нужно оказывать посильную помощь. Но если вы понимаете, что то, что у вас просят серьезно отвлечет вас от вашего плана, и, при этом, это не что-то жизненно необходимое – не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Но можно выделить такие критерии приоритетности:

1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интерес к задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи – в первую очередь).

7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность дел, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени вы выделяете на каждое из этих дел. Часто оказывается, что расходы времени на разные дела совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Мотивируйте и поощряйте себя

Как включаться в работу, не тратя время на раскачку, не разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «состояние потока». Предлагаю вам вспомнить ситуацию, когда вы были полностью погружены в какое-либо занятие, не важно, по работе, учебе или чему-либо еще. Речь идет о тех моментах, когда вы глубоко уходили в задачу, ваша работа шла более чем успешно. Наверняка вы когда-либо испытывали подобное состояние и впоследствии радовались полученным результатам – тому, что смогли столько сделать, да еще и за такой короткий промежуток времени. Именно это в психологии и называется состоянием потока. Его главные характеристики – высокая работоспособность, полная сосредоточенность на своей деятельности, высокая активность в рамках текущего занятия. Кроме того, человек в потоке демонстрирует позитивный настой, уверенность в себе и в своих силах. Все это приводит к тому, что мы справляемся даже со сложными задачами, находим необычные способы их решения и в целом демонстрируем необычную эффективность. К сожалению, данное волшебное состояние не всегда приходит тогда, когда мы в нем нуждаемся. Однако можно научиться входить в это состояние и удерживать его.

Я приведу несколько советов, как войти в потоковое состояние и удерживать его. Как и все универсальные советы, они нуждаются в модификации под ваш характер, под условия конкретной задачи и в целом под вашу ситуацию. Попрактиковавшись, вы поймете, что лучше всего работает для вас в том или ином случае. Следование этим советам в целом поднимет вашу продуктивность. Иными словами, даже если у вас не получится (или не сразу получится) достичь желаемого состояния потока, то ваши старания точно не пропадут зря.