Тайм-менеджмент в два счета

ЗУН[1]-привычки – работа на автопилоте. Цель – как можно больше знаний перекачать в привычки. (Игорь Синепальников, г. Москва) Два принципа – правило семи и степень автоматизации действий – проходят красной нитью на протяжении всей нашей жизни. Это вещи, на которых базируются все описанные ниже правила и рекомендации. Следует хорошо понять и максимально использовать их. Неслучайно эта глава называется «Устройство человеческого сознания» – мы воспринимаем мир через мозг. А эти два правила просто и наглядно демонстрируют, как устроен наш мозг. С пониманием отнеситесь к тому, что это упрощенная модель. Главное в ней – наглядное описание протекающих процессов внутри нашего черного ящика. Практическая модель. Применяя ее, человек быстро осваивает управление своими делами и самим собой. Остается изучить третий важный пункт нашего сознания. Это принцип пирамиды ЦЗД (цель, задача, действия).

Правильная оценка своих привычек может конструктивно влиять на стратегии поведения людей. (Дмитрий Грязных, г. Можайск)

Степень формализации действий

Разбивка цели на задачи и действия – простой и понятный план, который легко контролировать.

Валерий Гут, г. Тюмень

Любую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий. Рассмотрим степень формализации на примере работы с документами.

Цель: подготовить пакет документов. Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт. Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д.

Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача раскладывается на 3–9 действий. Почему минимум 3? Три штучки – одна кучка. Если вы разбили цель на две задачи – это мало. Скорее всего, у вас просто две цели. В данном случае часть/целое соотносятся как 1/3. Ну а почему максимум 9 понятно – ограничивает правило семи.

Поиск скрытых действий, задач и целей открывает новые резервы времени. (Алексей Филатовский, г. Альметьевск)

Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, она автоматически решается. Если вы сделали все действия, а задача не решена – ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы либо не знаете что именно, либо забыли это выполнить. Решив все задачи, автоматом получаем реализованную цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута – сразу на поиски скрытой задачи.

АНЕКДОТ 90-Х ПРО СКРЫТЫЕ ДЕЙСТВИЯ:

– Братан, у меня тачка не едет.

– Колеса пинал?

– Ага!

– Стекло протирал?

– Да!

– Ну, тогда не знаю.

Цель, разбитая на действия, – 80 % успеха. (Татьяна Прозорова, г. Углич)

Важный методический момент. Когда вы поставите цель и начнете ее разбивать на задачи, а потом на действия, то 90 % людей совершают типичную ошибку. Они погружаются в шахту. Это означает, что написав первую задачу – сразу пишут действия, которые нужно выполнить, чтобы ее достичь. Потом вторую задачу – и сразу действия для ее решения и т. д. Получается, что от одной цели вы роете несколько шахт «Задача/Действия».

Как правильно? После постановки цели следует написать все задачи, выполнив которые, вы достигните этой цели. После фиксации задаете вопрос, чтобы проверить, нет ли скрытых задач: «Если эти задачи будут выполнены, цель достигается?» Ответ «да», тогда переходим на следующий уровень и вот только теперь расписываем первую задачу. Когда прописаны действия по задаче, ищем скрытые действия постановкой аналогичного вопроса.

Таким образом, проходим пять шагов.

1. Первоначально определяем цель.

2. Фиксируем задачи.

3. Производим поиск скрытых задач.

4. Фиксируем пласт действий.

5. Производим поиск скрытых действий.

Опираясь на пирамиду цель – задачи – действия, выделим три масштаба времени, для каждого из которых применимы свои инструменты достижения планов. Список выглядит так.

Уровень целей – план на месяц.

Уровень задач – план на неделю.

Уровень действий – план на день.

Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку. Планы на неделю – список задач, решив которые, можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день – описание конкретных действий. Именно им и займемся, переходя к следующей главе нашей книги.