Тайм-менеджмент в два счета

– Тема должна раскрывать суть письма, чтобы прочитав ее, получатель уже догадывался, о чем пойдет речь в полученном им сообщении;

– Обязательно следует указывать, кому адресовано это письмо, если вы направляете его на общественные ящики типа info@….

Вы можете вставить в сообщение любой файл, доступ к которому вам предоставлен.

Вставка в сообщение файла

Выберите пункты меню Вставка ► Файл.

В открывшемся проводнике откройте нужный диск и папку, где лежит требуемый файл.

Выберите его, и новый файл у вас появится как вложение, в котором отображается имя файла.

Также можно вставить файл, если открыть в одном окне проводника Windows папку, где он расположен, и перетащить его на окно сообщения.

Еще один способ – поместить файл вложения через буфер обмена, вначале скопировав файл, а потом вставив его в тело письма.

Каждый из указанных способов имеет свои преимущества, поэтому, владея всеми возможностями вставки файла, вы становитесь свободным пользователем, который может быстро и просто создавать сообщения с вложениями.

Если требуется удалить вложение, просто выделите нужное вложение и нажмите на клавиатуре кнопку Delete.

Вставка элемента MS Outlook 2007

Вы можете вставить любой элемент MS Outlook 2007 в новое сообщение. Для этого можно просто скопировать требуемый элемент (Заметка, Задача, Контакт, Встреча) в буфер обмена и потом поместить его в текст письма.

Либо воспользуйтесь следующими действиями:

Выберите пункты меню Вставка ► Элемент…

Установите, что именно вы хотите вставить: письмо, встречу, задачу, контакт.

Нажмите кнопку OK.

В итоге в меню сообщения появится выбранный вами элемент MS Outlook 2007.

Вставка гиперссылки

Один из способов ввести гиперссылку – это набрать ее руками. MS Outlook 2007 автоматически распознает правильно указанный формат. К примеру, если вы введете http://www.time-m.com или www.time-m.com, MS Outlook 2007 покажет, что правильно распознала ссылку, изменив ее цвет на голубой и подчеркнув ее. Это работает в каждом из трех форматов отправки сообщения и не зависит от того, какой редактор почты используется.

Если вы используете формат RTF или HTML, то можно просто скопировать ссылку из браузера Интернета или любого другого документа.

Иногда нужно, чтобы получатель ответил не на тот адрес, с которого получил сообщение. Для этого в конце письма укажите строку «Пожалуйста, отправляйте ответ на следующий адрес» и после напишите E-mail в следующем формате:

mailto: info@time-m.com.

Получатель нажмет на ссылку, и у него откроется новое сообщение с уже указанным вами адресом электронной почты.

Отправка и сохранение сообщений

Сохранение черновика сообщения

После того как вы создали сообщение, совсем не обязательно его сразу отправлять. Вы можете его сохранить как черновик, чтобы позже просмотреть, дополнить. На самом деле, когда вы создаете сообщение, MS Outlook 2007 самостоятельно сохраняет его в папку Черновики. Когда потребуется, войдите в папку Черновики и откройте сохраненное ранее сообщение.

Чтобы сохранить черновик, нажмите клавиши Ctrl+S или выберите пункты меню Файл ► Сохранить.

Отправка сообщений

MS Outlook 2007 изначально направляет сообщение в папку Исходящие и только потом при нажатии кнопки Отправить/Получить отправляет их на сервер. Рекомендуем сразу убрать автоматическую отправку почты при наличии соединения с Интернетом.

Для этого выполните следующие действия:

Запустите MS Outlook 2007.

Нажмите клавиатурное сочетание Ctrl+Alt+S. Появится меню Группы отправки и получения. Если меню открылось, можно воспользоваться длинным путем: Меню ► Сервис ► Отправить/Получить ► Параметры отправки и получения ► Определить группы отправки получения.

Снимите галочки напротив пунктов Автоматически доставлять каждые… минут и Автоматическая отправка и получение при выходе.

Нажмите кнопку Закрыть.

Дело в том, что при написании письма и незамедлительной отправке зачастую в него закрадываются ошибки. Чтобы еще раз проверить текст подготовленного сообщения, войдите через некоторое время (чтобы прочитать письмо новым взглядом) и после этого, окончательно убедившись в правильности своего письма, отправляйте сообщение.

Отправка копий сообщений