Тайм-менеджмент в два счета

Формат RTF – этот формат понимает Word, поэтому в таком виде можно направить контакт любому респонденту.

Шаблон Outlook – применяется в случае, когда вы хотите сохранить элемент как шаблон MS Outlook 2007, чтобы впоследствии более оперативно заполнять форму контактов. (К примеру, когда ряд контактов имеют один и тот же город, рабочий телефон или иное общее для всех поле контакта.)

Формат сообщения Outlook – данный тип сохраняет контакт в виде отдельного файла, имеющего все возможности полноценного контакта MS Outlook 2007. Таким образом можно сохранять и передавать контакты между людьми, пользующимися одинаковой версией MS Outlook 2007.

Файлы vCard – это довольно распространенный формат, так сказать, визитная карточка. Данный формат проще полноценного контакта, поэтому имеет преимущества при импорте в другие программы. Используйте его для передачи контактов тем, у кого установлен иной почтовый клиент, не MS Outlook 2007.

Печать элементов Контакт

MS Outlook 2007 предлагает несколько способов печати элементов Контакт. Вот список возможных вариантов:

карточка;

маленькая брошюра;

небольшая брошюра;

заметки;

телефонная книжка.

При выборе варианта печати проведите предварительный просмотр – как это будет смотреться на листе бумаги.

Вот описание шагов для выбора стиля печати.

Выберите текущее представление Адресные карточки в папке «Контакты».

Выделите один или несколько контактов, которые собираетесь напечатать.

Нажмите «горячие» клавиши Ctrl+P.

В меню печати выберите один из стилей печати (список приведен выше).

Используя предварительный просмотр, оцените полученный результат. Экспериментируйте, подбирая нужный формат стиля печати.

Нажмите кнопку OK для печати выбранного формата стиля.

Глава 4 Планировщик MS Outlook 2007

Календарь MS Outlook 2007

Календарь используется для планирования различных событий.

Встречи. Данное мероприятие происходит в определенное время определенного дня.

Собрания. На собрании вы обычно встречаетесь с группой людей. Как и встреча, собрание происходит в определенное время определенного дня.

Событие. Важное событие, например день рождения или праздник, которое происходит в определенный день, но не в определенное время.

Любое из этих мероприятий может быть единовременным или периодически повторяющимся. В последнем случае мероприятие может происходить ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.

Эти мероприятия создаются как элементы календаря, сохраняются в папке «Календарь» и отображаются на одноименной информационной панели.

Для того чтобы создать встречу, выполните ряд действий.

Отройте папку MS Outlook 2007 «Календарь».

Нажмите кнопку на панели задач Месяц – получите календарную сетку на текущий месяц.

Выберите мышью дату, когда у вас намечена встреча. Правой кнопкой вызовите меню – нажмите пункт Новая встреча.

Откроется форма встречи. Укажите все необходимые поля: начало, окончание, день и время, заметки, информацию в виде текста или вложенного файла. Укажите, к какой категории относится данная встреча, контактных лиц. Если нужно – поставьте галочку в поле Оповещение и укажите время до начала встречи, за которое MS Outlook 2007 следует вам о ней напомнить.

После ввода необходимой информации сохраните данные о встрече, нажав «горячие» клавиши Alt+S, либо щелкните на панели Сохранить и закрыть. Сведения о встрече подготовлены.

Другой способ создать встречу:

отройте папку MS Outlook 2007 «Календарь»;

нажмите комбинацию Ctrl+N – запустится форма создания встречи;

далее, как в предыдущем алгоритме, выполните пункты 4–5. Встреча подготовлена.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если у вас не отрыта папка «Календарь», то вы не сможете воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+N, поскольку оно создает новую форму в зависимости от открытой папки: если это почта – то новое сообщение, если задачи – новую задачу и т. д.

Однако есть «горячие» клавиши Ctrl+Shift+А, позволяющие запускать форму новой встречи вне зависимости от того, какая папка MS Outlook 2007 открыта в данный момент.

ПРИМЕЧАНИЕ