Тайм-менеджмент за 30 минут

Какие бы цели Вы перед собой ни ставили, Вам не обойтись без планирования. Цель без реализации – только мечта. План – это стремление к достижению цели. Подготовка любого плана состоит из последовательности следующих шагов:

1. Составление задания (контракт, письмо, расчет стоимости и т. п.)

2. Оценка длительности выполнения задания.

3. Резерв времени.

4. Выполнение согласно листу приоритетов.

5. Учет и контроль.

Умение составить задание составляет одну из Ваших должностных обязанностей. Оценка длительности выполнения основывается на Вашем опыте. При этом Вы уже, вероятно, отметили, что обычно на выполнение уходит больше времени, чем Вы это планировали. Поэтому зарезервируйте на 20 % больше времени как резерв при выполнении задания и еще 20 % – на всякие внештатные ситуации. Поэтому, если Ваш рабочий день составляет 8 часов, то собственно на выполнение важных дел (квадранты I и II или группа А) у Вас остается только около 60 % от полного рабочего времени, т. е. 4,8 часа, или 4 часа 48 минут. Не мудрствуя лукаво, оставьте 4 часа 30 минут. Остальные 3 часа 30 минут оплачиваемого рабочего времени Вы должны посвятить выполнению дел из квадрантов II, III и групп В и С, если Вы не сумели их делегировать.

Метод Альпы отличается от других своей пиктографией, т. е. пометками, которые должны указать на род деятельности и срочность выполнения.

Выберите сами такие значки, которые ясно Вам скажут, что это – дело срочное, это – важное, это – телефон, это – отдел маркетинга. Если Вам это помогает ориентироваться, Вы можете с успехом использовать значки-картинки.

Если Вас это раздражает, выберите другой путь внесения смысловых акцентов: подчеркивание маркерами разных цветов, толщины, смайлики и т. п.

ЦЕЛИ

«Не желай невозможного».

Хилой из Лакадемона, VI в. до н. э.

Жизненные цели всех живущих на земле людей примерно одинаковы: никто не хочет быть бедным и больным, одиноким и не иметь радостей в жизни. Для одних людей важнее всего на свете – интересы семьи, другие ищут удовлетворения в работе, третьим по душе только удовольствия. Определение жизненных целей – свободный выбор каждого индивидуума, причем жизненные цели могут меняться в различные периоды жизни. Определение приоритетности жизненных целей обычно зависит от условий. Любимую семью нужно кормить, за удовольствия, здоровье и хорошее самочувствие платить. Поэтому волей-неволей встает вопрос о профессии, карьере, если у Вас нет гарантированных и очень высоких доходов извне. Ниже приведены основные общечеловеческие цели. Порядок следования произвольный.

1. Здоровье и хорошее самочувствие.

2. Профессия и карьера, включая обучение. Сроки, доходы. Материальные блага. Социальный статус.

3. Семейное положение. Партнер, дети, родственники, друзья и знакомые.

4. Удовольствия – путешествия, отдых, развлечения, хобби.

КАК СФОРМУЛИРОВАТЬ ЦЕЛИ

1. Напишите на бумаге Ваш личный перспективный план развития. Укажите, каких целей Вы хотели бы добиться, какого положения в компании, уровня зарплаты с указанием сроков.

2. Напишите, что Вас не удовлетворяет в Вашей личной жизни, что бы Вы хотели изменить, почему.

Золотое правило: Цели должны быть реальными, планируемыми и достойными, а результат достижения цели должен быть видимым и возможным для оценки.

3. Реально оцените Ваши шансы для желаемых перемен. Что Вы можете сделать сами, для чего потребуется помощь со стороны? Какого сорта и чего Вам это будет стоить? Чем придется пренебречь для достижения цели? Стоит ли цель таких усилий и жертв?

4. Выпишите цели и пути их осуществления в порядке важности по убыванию. Служебные и личные цели, если предполагается, что Вы намерены их достичь одновременно, должны быть записаны в одном временном интервале с точным указанием, чем Вы собираетесь пожертвовать во имя достижения цели. Укажите альтернативные пути достижения цели по принципу логического оператора «если». «Если я предприниму такие шаги, то получу такой результат, если не предприниму, то результат будет, скорее всего, такой».

5. Для каждой поставленной цели укажите сроки, в которые Вы предполагаете достичь намеченного. Укажите, что Вы будете делать, если по каким-то причинам Вам не удастся достичь желаемого результата, – измените цель на альтернативную, продлите сроки выполнения первоначального плана, пойдёте на дополнительные жертвы или инвестиции.

6. Пометьте каждую поставленную перед Вами задачу буквами «А», «В», «С» по степени важности для достижения поставленной цели. «А» – очень важные, выполнение которых нельзя делегировать, «В» – просто важные, которые можно в ряде случаев делегировать, и «С» – рутина, без которой не обойтись.