Ещё раз отметим, что в советский и, особенно в сталинский период, требования к оформлению документов были жесточайшими. Выписки из протокола заседания Политбюро готовились персонально для каждого адресата на специальных типографских бланках. Количество выписок соответствовало числу адресатов, плюс к этому печатались несколько информационных копий для архивных дел.
Кроме того, при необходимости, для архивных дел печатались копии входящих материалов. В частности, в случае «вопроса НКВД» от 5 марта 1940 г., в общем отделе ЦК ВКП(б) были отпечатаны четыре копии «записки Берии № 794/Б». Соответствующая отметка имеется на оборотной стороне последнего листа этой записки (РГАСПИ, ф. 17, оп. 166, д. 621, л. 133). Одна копия была направлена в архив ЦК, а три других — в дела текущего делопроизводства Политбюро за 1940 год: № 34 (Рабоче-Крестьянская Красная Армия), № 40 (Суд и прокуратура) и литерное дело «Европейская война»
.По имеющейся у авторов информации эти дела в настоящее время хранятся в архиве Президента РФ, но до сих пор не рассекречены. Не исключено, что в этих трех архивных делах сохранились документы с подлинным
текстом письма Берии № 794/Б от 29 февраля 1940 г. и подлинное решение Политбюро по «Вопросу НКВД СССР» от 5 марта 1940 г. Крайне необходимо ввести их в научный оборот или выяснить, когда и кем данные документы были изъяты.Кстати, из нескольких сотен аналогичных документов, осмотренных авторами в РГАСПИ, «записка Берии № 794/Б» является единственным
архивным документом «Особой папки» Политбюро ЦК ВКП(б) за 1940 год, на котором, по неизвестной причине, отсутствует отметка о направлении копий и выписок в дела текущего делопроизводства. Подобная отметка сохранилась лишь на «заменителе», подшитом в основное архивное дело с решениями Политбюро за 28 февраля — 9 марта 1940 г. вместо документов, помещенных в «Особую папку» (РГАСПИ, ф. 17, оп. 163, д. 1249, л. 119).Весьма странным также является то обстоятельство, что выписки с решением по «Вопросу НКВД СССР» из протокола заседания Политбюро ЦК ВКП(б) от 5 марта 1940 г. были отпечатаны на бланках с красно-чёрным шрифтом, которые весной 1940 г. уже не использовались
.В левом верхнем углу типографских бланков периода 1930-х годов красным шрифтом напечатано предупреждение:
«…Отметка и дата ознакомления на каждом документе делается лично товарищем, которому он адресован, и за его личной подписью…»
На бланках, которые использовались в ЦК ВКП(б) в феврале — марте 1940 г. предупреждение, как и весь бланк, напечатано чёрным шрифтом, а указание Пленума перенесено на обратную сторону и также отпечатано черным шрифтом. Но Берии, по неизвестной причине, была послана выписка на бланке старого образца.
Более того, на выписке из протокола заседания Политбюро ЦК ВКП(б) от 5 марта 1940 г. для «Тов. Берия» отсутствует печать ЦК и оттиск факсимиле с подписью Сталина. Фактически это не документ, а простая информационная копия. Направление наркому Берии незаверенной выписки без печати Центрального Комитета противоречило элементарным правилам работы аппарата ЦК.
Надо заметить, что сам протокол № 13 («Особый № 13»), содержащий решения Политбюро ЦК ВКП(б) за 17 февраля — 17 марта 1940 г., заверен надлежащим образом. На нем стоит факсимильная подпись И. Сталина, скрепленная красной круглой печатью ЦК ВКП(б) с надписью «Всесоюзная Коммунистическая партия большевиков». Во внутреннем круге две буквы — «ЦК» (РГАСПИ, ф. 17, оп. 162, д. 27, л. 54).
В соответствии с требованиями ЦК, Берия, ознакомившись с присланной выпиской, должен был расписаться на ней и незамедлительно вернуть ее в «Особый Сектор ЦК». Но на выписке из «закрытого пакета № 1», адресованной Берии, нет никаких отметок о его ознакомлении с документом!
Зато на оборотной стороне этого экземпляра имеется отметка о дополнительном направлении Берии данной выписки 4 декабря 1941 г. Но отметка о декабрьском ознакомлении также отсутствует!Судя по отметкам на этом документе, в марте 1940 г. машинисткой Н. Ксенофонтовой были отпечатаны 4 экземпляра выписки с решением Политбюро от 5 марта 1940 г. Несколько позднее были допечатаны (с неизвестной целью) еще два экземпляра. Из указанных 6 отпечатанных экземпляров, 15 ноября 1956 г. 2 экземпляра были уничтожены
.