Тайны лучших секретарей-референтов: курс работы с VIP-партнерами

1. Каждый имеет право на индивидуальность, поэтому относитесь с уважением к каждой неординарной личности.

2. Никогда не обсуждайте человека в его отсутствие, не передавайте сплетни. Не позволяйте никому в вашем присутствии плохо отзываться о ваших друзьях или хороших знакомых.

3. Умейте выслушать людей, не перебивая. Все, сказанное ими, для них очень важно, даже если вам это кажется второстепенным.

4. Умейте спорить. Спор не должен перерастать в конфликт. Выслушайте своего оппонента и только после этого дружелюбно выскажите свою точку зрения. Прежде чем что-то оспаривать, выкажите дружеское расположение к человеку, тогда он спокойнее воспримет ваши возражения или контраргументы.

5. Не забывайте об улыбке. Это ваше главное оружие, ведущее к разоружению собеседника.

6. Извлекайте уроки из допущенных ошибок в общении. Забывать ошибки нельзя. Их надо непременно фиксировать, запоминать и время от времени анализировать, найти главную причину всех неприятностей, неудач, конфликтов и душевной неустроенности.

Тон в разговоре значит столько же, сколько жесты и позы в манере держаться. Одно и то же слово или фраза могут воздействовать по-разному, в зависимости от того, каким тоном они произнесены. Часто оскорбительными бывают именно тон, а не слова.

Подготовка сувениров и бизнес-подарков

Деловой этикет распространяется не только на правила поведения и общения в деловом мире, правила составления документов, построение и поддержание партнерских отношений, но и на более личную сферу, коей является завязывание более тесных отношений между партнерами, стремление завоевать симпатию. Хорошим средством достижения данной цели являются корпоративные подарки.

Процедура вручения подарков деловым партнерам – отдельная область делового этикета, ведь это является одним из самых важных моментов партнерских взаимоотношений в бизнесе. Вручение подарков зафиксировано и протокольной практикой. Практика международно-экономического сотрудничества также предусматривает обмен деловыми подарками. В соответствии с общепринятыми протокольными правилами, вопрос об обмене подарками в ходе визитов является предметом предварительной договоренности сторон.

Дарить подарки деловым партнерам – давняя традиция. Еще в Древнем Риме существовал обычай подносить подарки приезжавшим послам. В свою очередь, последние имели обыкновение делать крупные приношения в римскую казну. Среди таковых был золотой венок от Карфагена весом 25 фунтов, золотые вазы от сирийского царя Антиоха общим весов 500 фунтов. В середине первого тысячелетия Китайская империя, проводя политику «мира и родства» в отношении Тюркского каганата в Центральной Азии, направляла туда посольства с дарами – шелковыми тканями, богатой одеждой, вином, колесницами, музыкальными инструментами и получала ответные подарки – тысячи голов лошадей, овец, верблюдов.

Уже в давние времена сложилось понимание общественного, а не личностного характера больших межгосударственных даров. В эпоху Колумба послы Венецианской республики должны были по возвращении на родину передавать казне полученные подарки. В России сохранилась гравюра, показывающая, как подьячие казенного приказа тщательно пересчитывают и записывают меха, подаренные Ивану Грозному. О государственном значении заморских даров русским царям свидетельствуют и сбереженные сокровища Оружейной палаты в Москве.

Важными считались манера, уважительность и достоинство, с какими вручались подарки.

В современном мире подарки не утратили свое основное значение – высказать одаряемому свое уважение, почтение и желание наладить и поддерживать добрые взаимоотношения. Обязанности по выбору, упаковке подарка, подбора и подписи карточки или открытки к подарку в большинстве организаций возлагаются на секретаря-референта. Поэтому последнему важно знать все, что касается преподнесения подарков как внутри организации сотрудникам по случаю календарного праздника, так и вне ее – деловым партнерам.

Кому дарить?

Подарки дарят не только деловым партнерам из других организаций или компаний. На хорошем предприятии подарки преподносят и партнерам, и рядовым сотрудникам на календарные и личные праздники. Выбирать подарок, необходимо основываясь на том, к какой из статусных групп относиться адресат. Подарки делятся на три группы в соответствии с положением того персонажа, которому адресуется подарок. Это подарки для особо важных персон, подарки для партнеров, подарки для сотрудников.

Особо важные персоны – это руководители партнерских компаний, банков, важные государственные чиновники и политические деятели. Словом все те, от чьего благорасположения может зависеть успех вашего бизнеса. Проблема VIP-подарка, как правило, состоит в том, что человек подобного уровня обычно уже все имеет и удивить его чем-то сложно. Поэтому, как ни странно, здесь работает правило: чем бесполезнее и оригинальнее подарок, тем больше он ценится.