Технологии эффективной работы

«Да, но… я получаю более 100 электронных сообщений в день»

Работа некоторых людей предполагает получение большого количества электронных сообщений.

Решение. Воспользуйтесь одним или несколькими предложениями, чтобы эффективно справляться с вашей работой.

1. Поставьте фильтры на свой почтовый ящик, чтобы они выполняли предварительную сортировку отправителей, а вы могли просматривать сообщения, разделив их по приоритетам. Можно работать над разными категориями писем в разное время.

2. Попросите коллегу или помощника читать и обобщать все сообщения, которые вы получаете, выделяя те из них, которые требуют вашего внимания.

3. Зафиксируйте, сколько времени вы тратите на работу с электронной почтой, и планируйте свой рабочий день, учитывая эти данные.

4. Работайте с электронной почтой, используя исключение, отсрочку, передачу, сокращение.

• Создайте шаблоны ответов на регулярно повторяющиеся просьбы. Это избавит вас от утомительного переписывания одного и того же сообщения еще и еще раз — «Спасибо, что обратились к нам по поводу найма на работу. В настоящее время мы не нуждаемся в кадрах, но ваше резюме будет сохранено в архиве. С вами обязательно свяжутся, если ситуация изменится».

• Ограничьте объем информации «для вашего сведения». Она загромождает почтовый ящик электронной почты, сбивая с толку адресата и заставляя его попусту тратить время. Никогда не посылайте информацию «для вашего сведения», не сообщив адресату в начале сообщения, почему вы думаете, что она будет для него интересна, и что вы хотите, чтобы он с ней сделал. «Для вашего сведения» можно использовать в политических целях, например, дать знать коллеге или руководителю, что рассматриваемый вопрос очень запутан, чтобы они были наготове… на всякий случай.

Было бы большой ошибкой заменять человеческое общение электронной почтой. Некоторых людей очень раздражает, когда сослуживец, сидящий на расстоянии двух метров, посылает сообщение по электронной почте, вместо того чтобы просто поговорить. Не забывайте о теплом личном контакте при телефонном разговоре, когда имеет значение каждая интонация вашего голоса, или о личной встрече, устанавливающей более прочные связи. Общайтесь устно, когда вам необходимо развернуть работу над проектом, а может быть, применить «мозговой штурм», работая в группе. Еще одно общее правило: пользуйтесь электронной почтой, чтобы передать точечную информацию; обсуждение творческой, затяжной работы в ритме тире должно быть сделано вами лично.

Совет специалиста

Ли Харрис, ведущий радиопрограммы и президент компании HarrisMedia (компания занимается созданием веб-страниц и видеопроизводством), — профессионал, находящийся в постоянном поиске идей для своего бизнеса. Он активно пользуется электронной почтой с помощью беспроводного электронного устройства во время вынужденного бездействия, ожидая самолет, поезд или клиентов. Но он не заядлый приверженец электронной почты и всегда готов выключить устройство, когда требуется пара спокойных часов для размышления и творческой работы. Чем он это объясняет? Электронная почта — для повседневной, обычной корреспонденции, а не для срочной, считает Ли. Если возникает что-то действительно срочное, лучше позвонить по телефону. Согласны ли вы с таким подходом?

ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ МНОГОЗАДАЧНОСТИ