Технологии эффективной работы

«Да, но… я не хочу, чтобы другие люди могла что-то искать в моих материалах»

Для некоторых людей хаос на рабочем столе служит вполне осознанной цели — держать остальных подальше от их кабинетов и вообще убрать всех со своего пути. Несколько моих клиентов допускают свалки на столе и в своих кабинетах, чтобы возвести стену, спрятаться за ней и быть менее открытым, более защищенным, всегда выглядеть погруженным в работу и таким образом избегать бесконечных незапланированных перерывов. Необходимость в таком барьере вовсе не значит, что вы избегаете подотчетности или ответственности. Гораздо чаще это просто такой рабочий стиль творческих отшельников, желающих как можно глубже погрузиться в работу, иногда потеряться в ней на несколько часов. Им, конечно, не хочется, чтобы люди постоянно нарушали их концентрированность. Кроме того, они могут пользоваться материалами, к которым вполне обоснованно не хотят допускать других людей, — секретные источники информации или конфиденциальные записи.

Решение. Если речь идет о вашей ситуации, отделите то, что конфиденциально, от того, к чему доступ открыт, и замкните секретные материалы. Расчистите рабочее пространство, а потом разделите все материалы в вашем кабинете на логическую и смешанную группы. Другими словами, рабочее место может быть организовано, в этом беспорядке вы сможете найти все, что вам нужно, а для других людей вы будете все так же выглядеть недоступным.

• Используйте фотографии. Сделайте фотографию или нарисуйте компоновочный план, на котором отметьте содержимое каждой стопки документов.

На создание «дорожной карты» для большинства кабинетов уйдет не больше часа, если вы знаете, где что лежит, но ваши усилия будут вознаграждены. Никому не нравится чувствовать, что ситуация выходит из-под контроля, а полная расшифровка вашей системы поможет коллегам приобрести большую уверенность и не раздражаться лишний раз, когда необходимо что-то найти или положить на место в вашем кабинете.

То, что вы создаете для коллег «дорожную карту», очень похоже на ситуацию у вас дома с различными счетами и налоговыми документами. Даже если в вашей семье за оплату счетов отвечает один человек, каждый член семьи должен знать, где в случае необходимости найти тот или иной документ. Такое же общее правило должно быть и у людей, работающих вместе. Ведь это в ваших интересах, когда не надо отвечать на звонки недовольного, рассерженного клиента, требующего данные о состоянии дел, и вместо того чтобы тащить свое измученное гриппом тело в офис и заражать всех и каждого, вы можете просто быстро позвонить и отправить кого-нибудь в свой кабинет, чтобы легко найти то, что вам нужно.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СУЩЕСТВУЮЩИЕ СИСТЕМЫ

Организовать работу в соответствии со скоростью перемен иногда означает доверять своим старым базовым системам и интегрировать в них новые элементы. Таким образом, вы потратите меньше времени на модернизацию и изучение новых методов.