Теория организации

Однако линейный аппарат не может удовлетворять всем требованиям к управлению деятельностью сложных организаций. Руководитель, отвечающий за все аспекты деятельности, по вполне понятным причинам не может быть высоким профессионалом во всех сложных специфических видах деятельности, которые в комплексе необходимы для успешного получения полезного результата. В помощь линейным руководителям привлекаются специалисты. Им поручается решение сложных специальных задач, с которыми руководители сталкиваются в процессе управления основной деятельностью организации. Эти специалисты формируют административный аппарат (или штаб) при линейных руководителях.

В составе штаба организации выделяют консультативный, обслуживающий или обеспечивающий и личный аппараты.

Консультативный аппарат. Когда линейные руководители сталкиваются с проблемой, требующей специальной квалификации, они могут пригласить соответствующих специалистов на временной или постоянной основе. Специалисты, выступающие в качестве консультантов и не наделенные полномочиями, формируют так называемый консультативный аппарат.

В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства по специальным вопросам. Чаще всего в состав консультативного аппарата входят специалисты в области права, управления, новейших или специальных технологий, обучения и повышения квалификации, консультирования по работе с кадрами и пр.

Обслуживающий или обеспечивающий аппарат. В любой из областей, где используется консультативный аппарат, его функции могут быть расширены. Специалистам могут быть переданы полномочия, связанные с принятием серьезных решений в сфере их компетенции. Поскольку это всегда некоторая вспомогательная деятельность, обеспечивающая возможность более эффективной работы тех, кто занят основными видами деятельности организации, то такой аппарат получил название обслуживающего или обеспечивающего. Большая часть специализированных подразделений в составе аппарата управления в отечественных организациях относится именно к обслуживающему или обеспечивающему аппарату. Это такие подразделения, как отдел кадров, отдел стратегического планирования, технологический отдел и другие аналогичные подразделения, имеющиеся во многих крупных компаниях.

Личный аппарат — это разновидность обслуживающего или обеспечивающего аппарата, предназначенного для обслуживания не потребностей организации в целом, а лично руководителя. В состав личного аппарата входят секретари, референты, помощники руководителя. В их обязанности входит оказание помощи лично руководителю в исполнении его основных обязанностей. В организации члены этого аппарата не имеют никаких полномочий. Их действия в организации или от имени организации всегда осуществляются по поручению руководителя.

Хотя личный аппарат не имеет формальных полномочий, его члены могут обладать большой властью. Посредством подготовки по поручению руководителя решений и назначений, фильтрования поступающей к руководителю информации и контроля доступа к нему они могут оказывать непосредственное влияние на деятельность организации. Личный аппарат руководителей высшего ранга часто обладает такой властью, которая значительно превышает их формальные полномочия.

Рациональное делегирование полномочий — важнейшее условие эффективного управления.

Делегирование как линейных, так и аппаратных функций связано с ограниченностью возможностей руководителя. Однако если делегирование линейных полномочий связано с необходимостью разгрузить старшего руководителя от прямого распорядительства и сократить его «сферу контроля», то появление указанных аппаратов есть следствие углубляющегося разделения труда, которое захватывает сферу управления так же, как и другие области человеческой деятельности.

Делегирование полномочий предполагает решение ряда проблем. Прежде всего, делегирование будет эффективным только в том случае, когда руководитель, передающий задачи, необходимые для достижения целей организации своим подчиненным, учитывает их личные качества.

Вторым важным моментом при использовании руководителем делегирования является наличие качественных коммуникаций. Дело в том, что делегирующий руководитель всегда стремится сохранить в качестве ориентира те цели, которые он ставит перед организацией (подразделением). Чтобы реально добиться их достижения, он должен располагать возможностью доводить до подчиненных свои цели и систему мотивации, которая должна побуждать к соответствующей деятельности. Кроме того, руководитель должен иметь возможность регулярно контролировать результаты деятельности тех, кому он делегировал часть своих полномочий, чтобы быть уверенным, что они используют эти полномочия исключительно для выполнения делегированных им задач, а не для достижения личных целей.

Вопросы к разделу II:

1. Зависимость, закон, закономерность — определение и сущность.

2. Основополагающие законы теории организации.

3. Закон синергии и его действие.