Место проведения соревнований должно быть красочно оформлено лозунгами, плакатами, таблицами, графиками, отражающими ход соревнований. Рядом должны быть комнаты для переодевания участников, судей, медперсонала, душ с теплой водой.
Место соревнований радиофицируют, и микрофоны устанавливаются на столах главного судьи и судьи-информатора.
В непосредственной близости к даянгу устанавливаются стол главной судейской коллегии, пять (три) маленьких столиков для судей вне даянга, столы для хронометриста, судьи-информатора и медперсонала. Места для представителей команд оборудуются в стороне от мест судей, для участников соревнований – в зрительном зале.
Размеры даянга должны строго соответствовать указанным в правилах соревнований.
Строгое соблюдение требований при оборудовании мест соревнований гарантирует безопасность их проведения.
По предварительным заявкам недалеко от мест проведения соревнований и мест питания подготавливаются места для размещения прибывающих команд. Если они расположены далеко, участников следует обеспечить транспортом.
На месте размещения команд желательно иметь медпункт с дежурным врачом, медицинские весы, комнату отдыха, где должны быть газеты, журналы, игры и т. п.
Питание следует организовать по свободному меню, имея в виду регулирование веса участников. Часть рациона участники должны получать в виде простокваши, сметаны, сырых яиц, шоколада, фруктов и т. п. Ориентировочно надо установить часы завтрака, обеда и ужина.
Чтобы иногородние спортсмены могли тренироваться перед соревнованиями, им необходимо предоставить тренировочный зал с горячим душем и медицинские весы для контроля веса.
Взвешивание целесообразно проводить по месту размещения участников в двух смежных комнатах. Одна из них отводится под раздевалку, в другой проходит взвешивание. Для контрольного взвешивания участникам предоставляются другие весы. В комнате для взвешивания должны быть установлены столы для судьи, секретаря и врача.
Судейская коллегия комплектуется в основном из местных судей. Соответствующая федерация тхэквондо выделяет необходимое количество судей, помощников секретаря, радиоинформатора и главного врача соревнований.
Документация, необходимая для проведения соревнований, – это протоколы соревнований, карточки участников, судейские записки, графики и др.
Необходимо также подготовить и отпечатать афиши, программы, билеты участников и т. п. в соответствии с местными потребностями и условиями.
Предварительная информация заключается в том, что через печать, радио, телевидение передаются сообщения о соревнованиях, дате и месте их проведения, участниках. Необходимо установить контакт с представителями прессы об освещении хода соревнований в местной печати. Желательно организовать выпуск бюллетеня в дни соревнований.
Для участников соревнований, тренеров, представителей и судей составляется памятка, в которой указываются:
1) место и время работы медицинской и мандатной комиссий;
2) место и время проведения совещаний с представителями и судьями;
3) время и порядок торжественного открытия и закрытия соревнований;
4) адрес столовой и распорядок питания участников;
5) место и время взвешивания участников соревнований;
6) адреса и часы работы мест для тренировок и врачебных кабинетов;
7) адрес и телефон местного комитета физической культуры и спорта;
8) адреса, дни и часы работы местных музеев, выставок;
9) адрес и телефон места расположения участников;
10) адреса и телефоны железнодорожного вокзала, аэропорта, расписание поездов и самолетов.
На третьем этапе подготовки к соревнованиям проводятся:
а) прием и размещение участников;
б) работа мандатной комиссии по допуску участников;
в) общее собрание участников по ознакомлению с условиями соревнований;
г) совещание судейской коллегии.
Прием и размещение иногородних участников и судей, прибывающих на соревнования, осуществляется представителем оргкомитета, отвечающим за встречу, и представителями местных общественных и спортивных организаций. В аэропорту, на вокзалах и в других местах возможного прибытия иногородних участников вывешиваются объявления с указанием адреса, по которому они должны являться. Судьи, прибывающие на соревнования, должны размещаться отдельно от участников.
Допуск к соревнованию осуществляет мандатная комиссия, которая проверяет заявки и документы участников, обусловленные правилами и положением о данных соревнованиях. Ответственность за допуск участников несут главный судья, председатель мандатной комиссии и главный врач соревнований.