Точка фокуса

Отправная точка упрощения - уменьшение количества вещей, которые вы делаете на работе и в личной жизни. Вы в состоянии контролировать время лишь при условии, что отказываетесь заниматься делами, не имеющими никакой реальной пользы. Вы должны прекратить делать те вещи, которые постоянно делали на протяжении многих лет. Возможно, вам даже придется отказаться от вещей, которые вы делаете хорошо и, которые приносят вам удовольствие.

В результате долгих лет теории и практики я сформулировал закон, который назвал «законом сложности». Применяя его в организации времени и в упрощении, вы мгновенно сделаете вашу жизнь проще, повысите продуктивность и начнете получать больше удовольствия от всего, чем занимаетесь.

Закон сложности гласит: уровень сложности любого задания равен квадрату числа шагов, составляющих его. Сложность можно определить как возможное увеличение затрат, времени и ошибок.

К примеру, простое задание - это задание, которое вы способны выполнить самостоятельно. Если вы решаете сделать телефонный звонок, то вам предстоит сделать лишь один шаг. Коэффициент сложности в данном случае равен единице, поскольку единица в квадрате равна единице. Следовательно, уровень сложности простого задания равен единице. Вы снимаете трубку, звоните, разговаривайте, а затем кладете трубку.

Однако если вы попросите кого-либо сделать этот телефонный звонок за вас, то добавляете к процессу еще один шаг. Уровень сложности увеличился до двух в квадрате, то есть до четырех.

Это значит, что возможное увеличение затрат, времени и ошибок с одного (один шаг) увеличилось до четырех (два шага).

Далее, представьте, что вы попросили кого-то поручить третьему человеку сделать для вас телефонный звонок. Теперь процесс включает уже три шага. Уровень сложности повышается до трех в квадрате, то есть до девяти.

Теперь вероятность ошибок или недопонимания, возросших расходов и увеличения затрачиваемого времени подпрыгнула с единицы (если вы сами звоните) до девяти (если в процессе заняты еще два лица).

Деятельность, состоящая из четырех шагов, имеет уровень сложности, равный шестнадцати (то есть четырем в квадрате). Что, в свою очередь, значительно повышает вероятность и ошибок, и всевозможных затрат. Задание, включающее пять шагов, имеет, соответственно, уровень сложности, равный двадцати пяти. Задание из десяти шагов - уровень сложности, равный ста.

Все вышеизложенное означает, что уровень сложности увеличивается экспоненциально, в то время как количество шагов - арифметически. Уровень сложности также экспоненциально уменьшается, если вы исключаете шаги из процесса (см. рисунок 3.1).

Знакомство с данным законом позволяет нам сделать следующий вывод: мы можем значительно упростить жизнь, постоянно выискивая возможности уменьшить число шагов, необходимых для выполнения задания.

Рисунок 3.1 Закон сложности

У одной из крупных страховых компаний возникли проблемы. От получения заявки на страхование жизни до подписания контракта проходило шесть недель. К тому времени потенциальный клиент уже терял интерес или начинал работу с другой страховой компанией.

Компания пригласила консультанта, применившего о теорию сложности к процессу рассмотрения заявок на страхование. Он выяснил, что заявка проходит через двадцать две пары рук, и каждый сотрудник проверяет и одобряет какую-то отдельную ее часть, прежде чем форма ляжет на стол того, кто вынесет окончательное решение. Весь процесс как раз и занимал шесть недель. Однако реальное время, затраченное на полис, сводилось к одному часу.

Вооружившись данной информацией, компания разительно упростила работу с полисами. Первый двадцать один шаг теперь поручался одному-единственному человеку. Второй сотрудник просто перепроверял проделанную работу. В результате они смогли сократить время на одобрение заявки с шест недель до двадцати четырех часов. И вот результат: их бизнес увеличился более чем на миллиард долларов.

Отдел кредитов под залог недвижимости «Citibank» в Нью-Йорке пошел практически тем же путем. Первоначально от момента получения заявки на кредит из-за необходимости проходить многочисленные инстанции до решения о выделении ссуды уходило пять-шесть недель. К тому времени потенциальный покупатель недвижимости уже работал с другим банком.

Уменьшив число шагов, «Citibank» уменьшил время работы с заявками с шести недель до двадцати четырех часов. Благодаря такой головокружительной скорости «Citibank» вскоре стал самым популярным ипотечным заимодателем среди всех финансовых учреждений и увеличил свой «кредитный портфель» до сотен миллионов долларов, не снижая при этом качества работы.

СЕМЬ ПРИЕМОВ ПРОЦЕССА УПРОЩЕНИЯ

Используйте один или несколько предложенных приемов для упрощения и рационализации любого аспекта жизнедеятельности.

□ Пересмотр. Если вы вдруг обнаруживаете, что на вас повисло слишком много дел, а времени практически не остается, остановитесь и подумайте о работе. Спросите, а есть ли другой путь, лучший.