Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете

• представляемся, если пишем незнакомому человеку (даже если в подписи у нас стоит полное наименование нашей должности и всех регалий);

• ставим в подписи «С уважением…», хотя это и остается исключительно ритуальной формальностью;

• для деловой переписки предпочтение отдается электронной почте, а не мессенджерам.

Подобные правила не всегда можно объяснить соображениями удобства или соблюдения границ. Скорее, так сложилось по традиции, которая призвана продемонстрировать уважение собеседника и его понимание контекста.

Следуя этим трем принципам, вы сможете сами всегда понять, будет ли корректно с точки зрения цифрового этикета поступить тем или иным образом. Например, вам надо срочно отправить какой-то документ коллеге, но вы знаете, что почту он проверяет крайне редко. Вы понимаете, что можете отправить сообщение в мессенджере и сталкиваетесь с дилеммой. Мессенджер нарушит границы собеседника и сложившиеся традиции, но поможет сэкономить важный ресурс – время. Вы взвешиваете, что в данную минуту важнее, и принимаете решение. Возможно, в отправке файла нет срочной необходимости, тогда экономить время не нужно, и можно спокойно отправить файл по почте, не нарушая границ и традиций. Или наоборот, срочность дела требует поступиться принципом границ и традиций. В таком случае вы отправляете сообщение в мессенджер и объясняете, почему решили нарушить границы собеседника.

Или собеседник попросил вас срочно ему прислать какую-то информацию. А вы в настоящий момент не можете печатать, а можете только отправить голосовое сообщение. Голосовое сообщение принесет неудобства вашему собеседнику, однако поможет сэкономить время и быстро дать ответ на запрос. Поэтому вы взвешиваете все «за» и «против» и принимаете решение в зависимости от того, как срочно нужна эта информация собеседнику.

Если, взвешивая все обстоятельства, вы понимаете, что вынуждены нарушить какой-то принцип, то извинитесь и объясните, ради чего вы его нарушили (например, ради соблюдения другого принципа).

Электронная почта

Почта – один из самых важных инструментов делового общения. Даже была такая должность в штатном расписании одной библиотеки, которая называлась «оператор электронной почты». В современном мире мы все немного «операторы электронной почты». И вся деловая жизнь происходит при помощи электронной почты. Например, я ежедневно отправляю от 50 до 70 писем. Если не следить за порядком в деловой переписке, то очень быстро можно задохнуться под завалами писем, и тогда электронная почта станет не помощником, а главной помехой в наших делах.

Вы можете возразить: проще позвонить и решить все вопросы по телефону, чем вести бесконечную переписку. И это справедливо во многих ситуациях. Но иногда лучше писать, чем звонить, и вот почему.

1. Вы можете отвлечь человека от важных дел.

2. Вы не знаете, в какой точке земного шара сейчас находится ваш собеседник. Он может быть сейчас на другом континенте. А это означает не только оплату роуминга, но и смещение часовых поясов. Когда вы ему позвоните, у него может быть глубокая ночь, он может быть в океане на романтической прогулке.

3. Если вы звоните, чтобы уточнить какую-то информацию или договориться о встрече, то, скорее всего, необходимая информация будет записана у вашего собеседника в смартфоне, по которому он с вами разговаривает (нужные контакты, электронная почта, расписание и график встреч). То есть собеседник в любом случае сможет ответить вам только после того, как вы закончите разговор.

4. Телефонный разговор не фиксирует договоренности. Например, вы изменили время встречи или сообщили об отмене обязательств, но ни у вас, ни у собеседника не останется письменного подтверждения того, о чем вы договорились. А это означает, что все ваши договоренности можно легко оспорить.

5. Если вы решаете вопрос по телефону, то подключить к обсуждению других участников или переадресовать сообщение будет гораздо труднее, чем сделать это в электронной почте.

Поэтому для решения важных несрочных вопросов лучше все-таки писать письма, к которым вы всегда сможете вернуться спустя какое-то время.

ЛАЙФХАК

ЕСЛИ ВЫ ХОТИТЕ, ЧТОБЫ ВАМ МЕНЬШЕ ЗВОНИЛИ, НАЧНИТЕ ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМА БЫСТРЕЕ, НЕ ЗАДЕРЖИВАЙТЕ ОТВЕТ.

Я ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧИЛА СПИСОК ВХОДЯЩИХ ЗВОНКОВ И УВИДЕЛА, ЧТО 30 % ИЗ НИХ – ЭТО «Я ТЕБЕ ПИСЬМО ОТПРАВИЛ, ПОСМОТРИ, ПОЖАЛУЙСТА». ТЕПЕРЬ Я СТАРАЮСЬ ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМА КАК МОЖНО СКОРЕЕ, ИНОГДА ДОСТАТОЧНО ПРОСТО ПОДТВЕРДИТЬ ПОЛУЧЕНИЕ ПИСЬМА. И КОЛИЧЕСТВО ЗВОНКОВ РЕЗКО СОКРАТИТСЯ.