Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));

4) путевой лист легкового такси (форма № 4);

5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);

6) путевой лист автобуса (форма № 6);

7) путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 (спец.));

8) товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов. Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанному на оборотной стороне. Раздел «Движение горючего» заполняется в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма на 100 км пробега – эта норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т. д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации;

2) норма на 100 тонно-километров (ткм) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом) – эта норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;

3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки) – эта норма зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях: 1) для бензиновых и дизельных автомобилей – в литрах; 2)для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, – в литрах сжиженного газа;

3) для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, – в нормальных метрах кубических;

4) для газодизельных автомобилей – в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, надо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега и полученный результат разделить на 100. Чтобы определить фактический расход горючего за смену, к его остатку в баке автомобиля на начало смены нужно прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели являются основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.).

Нужно учитывать, если штатным расписанием не предусмотрена должность водителя, то и обязанность организации оформлять путевой лист отсутствует. Однако служебную машину могут водить директор, менеджер, и расходы по ней также будут учитываться только на основании путевого листа, и при отсутствии этого документа в пути у работника, фактически выполняющего функции водителя, может возникать проблема с сотрудниками ГИБДД.

Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Q_h = 0,01 х H_s x S x (1 + 0,01 х D),

где Q – нормативный расход топлива; H_s – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %. Для автомобилей-самосвалов (самосвальных автопоездов) нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qh = 0,01 X Hsanc x S x (1 + 0,01 X D) + Hz X Z,

где Qh – нормативный расход топлива, л.; S – пробег автомобиля-самосвала или автопоезда, км; Hsanc – норма расхода топлива автомобиля-самосвала (самосвального автопоезда):

Hsanc = Hs + Hw x (Gnp + 0,5 x q), л/100 км,

где Hs – базовая норма расхода топлива автомобиля-самосвала в снаряженном состоянии без груза или транспортная норма с учетом транспортной работы с коэффициентом загрузки 0,5 л/100 км;