Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

В организации должны быть разработаны внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для организации учета основных средств, включая автотранспортные средства, и контроля за их использованием. Этими документами могут утверждаться:

1) формы применяемых первичных учетных документов по поступлению, выбытию и внутреннему перемещению объектов основных средств и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота и технология обработки учетной информации;

2) перечень должностных лиц организации, на которых возложена ответственность за поступление, выбытие и внутреннее перемещение объектов основных средств (автотранспорта);

3) порядок осуществления контроля за сохранностью и рациональным использованием объектов основных средств в организации;

4) перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов и счетов-фактур, а также право внесения в них изменений;

5) маршрутные карты с разработанными маршрутами перевозок, наглядно отражающими территорию перевозок, классификацию дорог, километраж и пр. (как вариант – нанесение маршрутов на ксерокопии карты местности);

6) перечень сотрудников, предоставляющих свои автомобили в производственный цикл предприятия, и пр.

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому автомобилю должен присваиваться при принятии его к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом. Инвентарные номера выбывших инвентарных объектов основных средств не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение 5 лет по окончании года выбытия.

Учет автотранспортных средств в инвентарных карточках ведется в руб. (в тыс. руб.). По автомобилю, стоимость которого при приобретении выражена в иностранной валюте, в инвентарной карточке указывается его контрактная стоимость в иностранной валюте.

4.1. Аналитический и синтетический учет

При постановке на учет автомобиля не всегда анализируется наличие всех классифицирующих признаков по признанию его в качестве объекта основных средств, для этого необходимо единовременное выполнение следующих условий:

1) использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

2) использование в течение длительного времени, т. е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

3) организацией не предполагается последующая перепродажа автомобиля;

4) способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Особое внимание уделяется способности приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Если автотранспортное средство приобретается не для производственных нужд предприятия, а для целей организации бесплатных перевозок сотрудников в свой санаторий-профилакторий, то возникает ситуация, при которой приобретаемый автомобиль как не способный реально приносить впоследствии экономические выгоды в виде поступлений в кассу предприятия оплаты за проезд от сотрудников не может классифицироваться в качестве основного средства. В итоге расходы, связанные с приобретением такого объекта, будут признаны в соответствии с п. 5 ст. 270 НК РФ как расходы по приобретению или созданию амортизируемого имущества, не уменьшающие налоговой прибыли, поэтому невозможен и налоговый вычет по НДС по такому автотранспортному средству.

Иное решение будет, если приобретаемый автомобиль предполагается использовать в качестве автомобиля для представительских целей, что можно подтвердить соответствующим распоряжением по предприятию об организации.

Формирование первоначальной стоимости при покупке автомобиля в бухгалтерском и в налоговом учете завершается принятием его к учету. Но ни в одном нормативном документе нет четкого определения, что подразумевается под датой принятия объекта к бухгалтерскому учету. А от правильности определения даты принятия объекта к учету зависит не только правильность формирования первоначальной стоимости, но и возникновение права на налоговый вычет по НДС, уплаченному продавцу (поставщику).

В соответствии с нормами п. 1 ст. 172 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении основных средств, которые производятся в полном объеме после принятия на учет данных основных средств.

Впервые в нормативных документах приведено понятие «принято к учету» в п. 38 приказа Минфина России № 91н от 13.10.2003 г. «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств».

Принятие основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на основании утвержденного руководителем организации акта (накладной) приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдельный инвентарный объект.