Учимся учиться

Некоторые выпускаемые промышленностью еженедельники имеют строки-часы и столбцы – дни недели с указанием числа месяца. Это удобная форма. Иногда еще имеется место для списка дел, не имеющих пока точной даты их выполнения, а также рубрики: «Позвонить», «Написать», «Напомнить». Еженедельник, выпускаемый московской фирмой «Восход», имеет отрывные листы, где каждая сторона листа разделена три столбца, каждый из которых соответствует дню недели, а строки – часам. Такой план-график на неделю может быть оторван и сложен гармошкой аналогично предложенному выше. Нет особой трудности при отсутствии покупного варианта сделать его самим на основе стандартного листа. За год наберется аккуратная папка из 52 листов.

Планирование очередного дня происходит почти аналогичным образом. День – решающий отрезок времени, именно здесь мы чаще всего пытаемся жертвовать важными делами ради срочных. Поэтому, выписав все заранее запланированные, невыполненные дела предыдущего дня, а также актуально возникшие задачи, оцените их приоритетность. Иногда лучше полный список для начала сделать вчерне.

Как быть, если важное дело трудоемко и его не удается целиком вписать в имеющиеся «окна» свободного времени? Известен принцип десятиминуток. Каждое сложное дело можно разбить на ряд этапов, любой их которых выполняется за 10 минут. Даже такие маленькие промежутки времени могут быть эффективно используемы, а вы приобретете уверенность, что важное дело всегда может быть своевременно выполнено.

Для планирования дня подходят уже знакомые вам формы еженедельников. С их помощью проводится перенос невыполненных дел, анализ и корректировка заданий на очередной день.

Некоторые предпочитают пользоваться ежедневниками. Хуже, если он применяется вместо еженедельника, гораздо лучше, если вместе с ним. Ежедневник – полезный дополнительный инструмент. В нем задания расписаны подробно, отведено отдельное место для записи дел, точное время выполнения которых заранее не определено, а также специальнаяграфа для записи предстоящих телефонных звонков. Главное достоинство ежедневника – специальное составление плана на предстоящий день с ориентацией на главные цели, что может привести к перераспределению дел, к отказу от менее важных. Приоритетность дел должна быть выделена особыми пометками. Но не забывайте о малой обзорности ежедневника, поэтому обязательно сочетайте его с формами для планирования недели или месяца. Не стремитесь в качестве ежедневника использовать настольные перекидной календарь: в нем слишком мало места для подробных планов, нет сетки часов.

Когда лучше составлять план на очередной день? В конце предыдущего дня или в начале наступившего. В каждом варианте есть свои преимущества. Планирование в самом начале дня способно обеспечить вхождение в работу и создать энергичный настрой на весь день. Конец дня лучше обеспечивают тщательность подготовки. В любом случае план уходящего дня необходим наряду с вырисовывающимся планом дня наступающего. Из него не только переписываются в план следующего дняневыполненные дела, но и извлекаются данные для анализа потерь времени, выяснения и устранения их причин. Анализ должен помочь вам ответить на вопросы: чего вы достигли? Чего вы еще хотите достичь? Что нужно, чтобы «что» превратить в «как», в эффективный путь достижения целей?

Известный советский ученый-экономист Г.Х. Попов, автор целого ряда публикаций по совершенствованию личной работы, для повышение качества планирования советует стремиться превращать нерегулярные дела в регулярные, а дела с условной регулярностью переводить в разряд четко фиксированных по времени. Например, в целях решения важной задачи – защиты диплома – начать регулярно, три раза в неделю, ходить в библиотеку, создав тем самым условную регулярность посещений. Если установить далее время пребывания в библиотеке по понедельникам, средам и пятницам с семнадцати до двадцати часов, то посещения становятся фиксированными во времени. Регулярность и фиксированность во времени упрощают планирование, позволяют тратить на него меньше времени и не упускать из виду важных дел.

Г.Х. Попов разработал также оригинальную картотеку — инструмент для планирования личных оперативных дел. Ее основу составляют карточки размером в четверть стандартного листа бумаги для машинописных работ. На каждую карточку заносится только одно конкретное дело. Карточки — разноцветные. Регулярные дела, строго привязанные ко времени, записываются на синие карточки; регулярные дела, имеющие интервал времени для выполнения, т. е. условно-регулярные, типа «нужно сделать за неделю, за три дня, за месяц»,— на зеленые; нерегулярные — на белые; горящие и неотложные дела фиксируются на красных карточках. Несколько карточек удобно и полезно иметь постоянно при себе для оперативной записи вновь возникающих дел, используя для хранения бумажник, записную книжку или ее обложку.