Управление проектами. Быстрый старт

Сильная матричная организация обладает следующими преимуществами.

• Организация ориентирована на выполнение проектных работ – ресурсы направляются преимущественно на выполнение проекта.

• Профессиональная специализация процветает – сотрудники с узкой специализацией могут использовать свои профессиональные навыки и умения в масштабе всей организации, участвовать в различных проектах и не терять профессионализма. Это идет на пользу и сотрудника, и организации.

• Перспективы роста – сотрудники, только начинающие профессиональную карьеру, могут приобретать опыт работы в разных отелах одной организации, что практически невозможно в функциональной структуре. Такая перспектива открывает им новые горизонты и дает понимание структуры организации.

Недостатки матричной организации представлены ниже.

• Многоначалие – члены группы подчиняются одновременно нескольким начальникам, что приводит к конфликтам или срыву срока выполнения работ, особенно если сотрудник симпатизирует одному из руководителей.

• Смешение обязанностей – члены группы могут легко перепутать приоритеты, особенно если функциональный менеджер и руководитель проекта не ладят между собой.

• Конфликты между менеджерами – борьба за ресурсы и приоритеты влияет на взаимоотношения между менеджерами проектов и функциональными руководителями, ставя проект под угрозу. Если менеджеры враждуют между собой, ситуация становится особенно увлекательной.

Менеджер проекта должен понимать специфику организации или проектной отчетности, с которой он работает. Знание структуры поможет определить уровень полномочий и причину, по которой в некоторых организациях трудно добиться выполнения задач. Осведомленность о достоинствах и недостатках каждой из структур обеспечит безопасный путь через неизбежные ямы, встречающиеся на всех дорогах.

Использование преимуществ практики управления проектами

Мы начинаем путешествие в мир управления проектами с определения понятия управления и способов использования преимуществ устоявшейся практики и профессиональных навыков. Предположим, вас привлекли к подготовке предстоящей ежегодной конференции вашей компании в качестве помощника менеджера проекта. Вы отвечаете за привлечение к участию поставщиков и их обслуживание, распределение выставочных мест в конференцзале, организацию представительских мероприятий гостей в отеле. Все идет относительно гладко до самого вечера накануне конференции, когда обнаруживается, что несколько выставочных стендов поставщиков не подключены к электричеству. Ситуация усугубляется сообщением из отеля о том, что там в это же время проходит другая конференция, и весь персонал занят ее гостями, а вам они смогут уделить внимание, только когда появится свободный ресурс.

Эффективные процессы и технологии управления проектами могли бы предотвратить такую аварию. Не в том смысле, что они могут в принципе устранить все проблемы, а в том, что надежная технология управления станетуниверсальной экипировкой в борьбе с несчастными случаями по мере их возникновения. В частности, при тщательном планировании вас невозможно застать врасплох, потому что потенциальные непредвиденные ситуации уже учтены.

Управление проектами означает применение навыков, знаний и проверенных практикой инструментов и технологий менеджмента к проекту в целом и процессам, задействованным для достижения максимально эффективных результатов. Более подробно об этих инструментах и технологиях вы узнаете дальше. Использование рекомендованных в книге инструментов целиком зависит от вас. Одно можно сказать наверняка: если в данный момент вы управляете проектом, полагаясь только на интуицию, то, применив некоторые методы, описанные в нашей книге (особенно это касается планирования), вы сразу почувствуете разницу и в ходе подготовки проекта, и в его результатах. Если вы еще не погрузились в глубины этой практики, воспользуйтесь изученными технологиями – и будете производить впечатление настоящего профи-ветерана.

Некоторые могут подумать, что все эти процессы управления – просто пустая трата времени. Почему нельзя сразу, засучив рукава, взяться за конкретные дела? Практика показывает, что это ошибочное мнение. По старой поговорке, время – деньги. Тщательное планирование, выполнение и мониторинг проекта в течение всего срока его выполнения, в конце концов, могут сэкономить уйму времени. Для оценки собственных достижений (и расстановки ориентиров по ходу действия) в вашем распоряжении имеются специальные инструменты. Точное планирование и последующий анализ предотвращают ошибки и не позволяют непредвиденным обстоятельствам наброситься на вас из-за угла. Как минимум, негативный эффект воздействия таких обстоятельств (также называемых «рисками») значительно снижается. Что еще можно сэкономить, кроме времени компании?