Управление проектами от А до Я

Управляя проектом, вы гарантируете, что работа всех членов команды идет в соответствии с планом и отвечает требованиям заказчика. Для этого нужны инструменты оценки выполнения хода работ. Один из них – это план, но план – всего лишь прогноз на будущее, а не констатация фактов. Выполнение любого проекта не обходится без проблем, и план дает возможность менеджеру проекта судить о том, как реализуется проект и при необходимости оптимизировать ход работ. Рассмотрим как пример задачу по переезду офиса:

• если Дэвиду поручено приступить к работе 1 сентября, он так и должен сделать, иначе мы отстанем от графика;

• то же самое и с завершением работы – если Дэвид не выполнит ее к 15 сентября, мы тоже отстанем от графика.

В обоих случаях, если вы хотите, чтобы проект выполнялся строго по плану, необходимо приложить для этого определенные усилия. Впрочем, не забывайте, что, составляя план, вы отводили на решение задач разумное время, но не максимум, так что при выполнении некоторых задач задержки вполне возможны. Само по себе это не проблема, периодически вы будете запаздывать с выполнением работ, но необходимо быть в курсе всех затруднений, вовремя принимать нужные решения и действовать соответственно.

Оценивая ход выполнения работ, учитывайте, что важно не то, сколько времени вы потратили на решение задачи, а то, насколько вы близки к завершению. Если вы проработали над задачей пять дней из десяти, отведенных на ее решение, это не означает, что вы решили ее на 50 %. Вы лишь израсходовали половину времени. С точки зрения менеджера проекта, решение задачи на 50 % означает, что выполнена половина необходимых работ. Довольно трудно оценить, насколько полно решена задача, поэтому можно руководствоваться очень простым правилом – считать, что задача или решена полностью, или не решена вообще.

Чтобы оценить, как продвигается работа, следует собирать информацию. Хотя менеджер проекта не может не доверять членам своей команды, заверений, что работа выполнена, недостаточно – требуются подтверждения. Если исполнитель должен был составить отчет, попросите предоставить его вам. Если в его обязанности входило исследование рынка, попросите его показать результаты. Если он должен был заказать 50 компьютеров, попросите его подтвердить дату доставки. Если ему надо было продумать и спланировать выполнение какой-то работы, попросите ознакомить вас с планом. Получение конкретных продуктов – результат не каждой задачи, но и в таких случаях создается продукт, поддающийся косвенному измерению. Предположим, члены команды проекта должны встретиться с экспертом и получить консультацию по конкретному вопросу; в качестве подтверждения попросите их показать протокол встречи или записи, которые они делали в ходе беседы.

При этом обязательно сверяйтесь с планом. В первую очередь вам нужно уточнять следующие моменты:

1) соответствие действий утвержденному плану;

2) соблюдение бюджета.

Есть два способа контролировать выполнение работ и расход средств:

• по расчетной позиции в плане. Если с решением конкретной задачи вы опаздываете на день, это означает, что как минимум с таким же опозданием завершится и весь проект. Единственный способ избежать этого – наверстать упущенное время. Итак, сверьтесь с календарным планом и ответьте, сделано ли все, что было запланировано. Так же стоит рассматривать и ситуацию с расходами: если вы потратили 200 ф. ст. там, где планировали израсходовать 100 ф. ст., то, каким бы ни был ваш бюджет, вы, вероятно, превысите его минимум на 100 ф. ст., если только не сэкономите эти средства на чем-то другом;

• по текущему тренду. Не менее важен текущий тренд (хотя о нем часто забывают) и его экстраполяция. Если, например, после трех недель работы вы опаздываете на три дня, но задержка возникла при выполнении только одной из задач, это не катастрофа. Однако если каждую неделю вы опаздываете на день, то, скорее всего, план был составлен неверно: сроки занижены на 20 %, а это намного хуже. В управлении проектами есть хорошая пословица: «За день нельзя опоздать больше чем на день». Иными словами, нельзя внезапно обнаружить, что вы опаздываете на две недели. Если вы два дня работаете над проектом продолжительностью 100 дней и за это время сделали только то, что планировали сделать за день, то при желании вы, скорее всего, сможете наверстать этот день. Но налицо неприятная тенденция: ваш проект выполняется в два раза медленнее, чем запланировано. Если этот тренд сохранится, дело плохо.

Действительно, иногда все идет успешно, т. е. все работы выполняются по плану. Это хорошо. Но если бы все и всегда шло по плану, менеджеры проектов вообще были бы не нужны. Оценивать ход выполнения проекта необходимо, главным образом для того, чтобы понять, когда следует вмешаться и ускорить процесс!