Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Это своеобразная уловка, хотя по сути своей – настоящее совещание! Существует множество литературы, в которой обсуждается идея коротких ежедневных летучек. Мне больше всего нравится книга Верна Харниша «Правила прибыльных стартапов». В ней рассказывается, что лидерство в развивающемся бизнесе – это «1 % видения и 99 % дисциплины». Одна из разновидностей дисциплины – умение напоминать всем об основных целях, на которых следует сосредоточиться. Именно этому и посвящены ежедневные обсуждения. Такие совещания длятся не более 15 минут, но избавляют от нужды организовывать другие встречи, поскольку очень просты по форме и регулярны. Я каждый день провожу такую «пятиминутку» со своей командой (мы обычно сидим, но если народу много, то можно собраться в углу комнаты, в коридоре или там, где всем хватит места). На такой «пятиминутке» мы ежедневно задаемся пятью вопросами:

1. Что хорошего?

2. Над чем сегодня работаем?

3. Насколько мы продвинулись на пути к ведущему положению в своем бизнесе?

4. Какие проблемы?

5. Готовы ли мы к завтрашней «пятиминутке»?

Правил здесь немного, но пару советов я все же дам. Во-первых, все затронутые проблемы, на решение которых требуется больше минуты, обсуждаются после встречи. Во-вторых, «пятиминутки» проводятся ежедневно в одно и то же время (в нашей компании Think Productive мы собираемся в 9.40, чтобы в те дни, когда в 10 часов начинается семинар, я успел подготовиться к нему, принять участие в летучке и вовремя появиться в учебном классе, имея 5–10 минут в запасе). Мы ведем нашу «пятиминутку» по очереди. В хорошие дни она действительно занимает пять минут, но никогда не длится дольше пятнадцати.

Как уклониться от чужих совещаний

Все, о чем мы только что говорили, помогает нам избавиться от множества непродуктивных, требующих времени совещаний. А что делать, если организатор – не вы? Когда кто-то приглашает вас на собрание, кажется, что отказаться невозможно. Вы испытываете чувство вины – и соглашаетесь. Но если вы знаете, что оно совершенно бесполезно для вас, что вы даром потратите драгоценное внимание и время, то поступите, как истинный ниндзя: уклонитесь.

«У меня есть более важные дела»

Конечно, это правда, но не стоит говорить именно так. «Мне нужно срочно закончить проект Х», «Мой начальник попросил меня посвятить эти дни исключительно проекту Y». Не грубо, но вполне безжалостно.

«В это время я занят»

Удобная фраза, особенно если вас приглашают на совещание «для украшения», а не по серьезной причине (чаще всего так и бывает – поскольку люди, которые организуют встречу, сосредоточены только на выполнении своей задачи и совсем не думают о вашем времени и внимании).

«Я не смогу присутствовать, но…»

Вместо того, чтобы идти на совещание и тратить час-два своего времени, потратьте пять минут, чтобы узнать тему, и изложите свои соображения в письме. Это позволит вам внести свой вклад и защитить ваши время и внимание. Чаще всего организаторы совещаний ценят такое внимание к затронутой теме.

«Может быть»

Этот прием особенно хорошо работает с Outlook, где можно использовать опцию «возможно, я буду присутствовать». Не считайте себя обязанным объясняться – вы изъявили свою готовность, но подобную фразу обычно истолковывают так: «Я постараюсь прийти». На самом деле, вы, скорее всего, постараетесь не приходить. Могут использоваться также вербальные или электронные эквиваленты этой особой кнопки.

Возможно, вы, прочитав мои советы, подумали: «Ну, если все будут так поступать, нам никогда не собрать ни одного совещания. А нам же нужно взаимодействовать, иначе наша организация попросту рассыплется». И в этих словах есть своя правда. Подобные приемы уклонения следует использовать лишь при необходимости. Однако не забывайте, что оспаривать статус-кво бывает очень полезно. Как бы то ни было, если вы начнете использовать уловки настоящего ниндзя, то поразитесь тому, насколько редко люди будут замечать, что вы уклоняетесь от совещаний.

Хорошее совещание может изменить мир

Порой бывают моменты, когда решить проблему может только реальное совещание. Вот несколько ситуаций, где оно станет наилучшим выбором. Тогда – и только тогда – вы можете спланировать самое продуктивное совещание своей жизни.

«80 % профессиональных бизнесменов считают, что можно позитивно повлиять на результаты совещания с помощью правильно выбранного качественного печенья» (Опрос в гостиничной сети Holiday Inn, 2008).

Встречайтесь на небе, не на земле

Совещания нередко портит то, что люди используют их для детальных обещаний, а не для решения глобальных проблем, таких как:

• Каким должен быть общий подход?

• В ситуации противопоставления что лучше выбрать?

• Кого мы пытаемся удовлетворить этим решением?

• Что важнее – качество или цена? Когда ответ на этот вопрос изменится?