Управление временем: как успевать больше, а уставать меньше

Затем возьмите листок бумаги и разделите его на четыре квадрата. Рассортируйте свои дела по важности и срочности, и распределите по квадратам. Для уточнения: срочные и важные – это дела, которые доставляют наибольшее беспокойство, горящие дедлайны, сроки. Это дела, похожие на лечение больного зуба, вылечить который – вопрос жизненной необходимости. Например, «сдать квартальный отчет до 10 декабря». Это и срочно, так как есть сроки отчетности, при несоблюдении которых может грозить штраф или выговор, и важно одновременно, так как от аналитических данных этого отчета может зависеть постановка дальнейших задач, определение стратегии и финансовое планирование.

Несрочные и важные – это дела, выполнение которых «не горит», но их решение помогает двигаться к долгосрочным целям. Эти дела нацелены на стабильный результат в будущем. Например, «снижение себестоимости услуг». Это не горящая срочная задача, здесь нет конкретного срока выполнения. Однако невыполнение этой задачи грозит стагнацией и отсутствием развития, чего в бизнесе крайне важно не допускать. Пока задача не выполнена, и себестоимость остается на том же уровне, рабочий процесс движется в обычном режиме и «топчется на месте», и важным является вырваться из этого круга на новую ступень развития.

Срочные, но не важные – это дела чаще всего рутинные, как проверка электронной почты, рассылка документов и прочее. Их можно сравнить с мытьем посуды – это срочно, но не так важно в долгосрочной перспективе и лично для вас. Вам может в целом не мешать гора немытой посуды, но, если «забивать» на это систематически, потом придется очень долго и нудно отмывать засохший жир и остатки гречки. Такие дела крадут много времени, если успевают накопиться. Часто руководители для выполнения таких дел нанимают помощников или ассистентов, потому как эти мелкие дела на самом деле отнимают достаточно энергии и мешают сконцентрироваться на мыслительном рабочем процессе и управленческой деятельности.

Несрочные и неважные дела – это дела, которые не приносят никакого результата, дела для «галочки», в просторечье «ИБД» – имитация бурной деятельности. Сортировка писем по папкам, в которые никто никогда не заглянет, составление ненужных таблиц, лишь бы что-то сделать, и прочее. Важно не только уметь самому определять такие дела и оставлять их за пределами своего внимание, но и определять людей, которые занимаются выполнением только таких задач. Таким образом можно сразу понять, кто в компании «вектор развития» и кого можно брать в пример успешного управляющего своим временем, а кто просто «просиживает» определенное количество времени, за которое ему заплатят вознаграждение.

Идеальный квадрат сфокусирован на делах несрочных и важных. Такие дела ведут нас к цели, приносят нам пользу, избавляют от стресса, так как нет необходимости торопиться и бежать сломя голову выполнять их. Если большинство задач находятся в первом квадрате, есть риск, что вы можете «выгореть», заработать хронический стресс и ощущение потери контроля над жизнью.

Дела из третьего квадрата советуют делегировать по максимуму, либо выделить, к примеру полчаса на их ежедневное решение, чтобы не накапливать задачи. Если у вас больше несрочных и неважных дел, это грозит стрессом, тревожностью и ощущением бессмысленности выполняемой работы.

Посмотрите на свой квадрат, какая матрица получилась у вас, в какой отправной точке вы находитесь. Возможно, вы слишком много выполняете срочных и важных дел, отчего хронически не высыпаетесь и тревожитесь, или же вы находитесь в точке, где преобладают срочные, но не важные дела, отчего вам становится тяжело находить в работе удовольствие и удовлетворение, в точке, близкой к выгоранию.

Что с этим делать? Вариант такой – перераспределять и делегировать. Нужно сократить количество важных и срочных дел, стараться не накапливать их. Для этого придется потрудиться, попробовать перенастроить свой рабочий процесс. Например, не откладывать до последнего отчет, браться за выполнение дела с дедлайном ежедневно небольшими порциями, а не целым проектом за один день.

Дела срочные, но неважные также следует пересмотреть. Не стоит тратить на них слишком много времени, так как эти дела не работают на долгосрочный результат, а дают лишь обманчивый эффект сиюминутного удовлетворения от поставленной галочки напротив выполненного дела.

Избавляться от несрочных и неважных дел полностью не стоит. Оставьте себе полчаса-час на такие дела, они помогают отвлечься, разгрузиться и расслабиться. Отдыхать тоже нужно! Особенно если вы планируете сворачивать горы и покорять новые вершины.

1.4 Очередность задач

Очередность задач тесно связана с матрицей Эйзенхауэра. В этой технике мы также разделяем дела по срочности и важности. При распределении задач по очередности необходимо учитывать еще и время, которое требуется для выполнения задачи, а также затраченные усилия. Рассчитывайте свои силы, нужно обязательно чередовать трудные и легкие дела.