Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Электронная почта в повседневной работе

За последние несколько лет корреспонденция стала обрабатываться по-иному: как в офисах, так и в домашних условиях. Бумагу заменили компьютерные файлы, дни ожидания превратились в мгновенный обмен информацией. Процесс переписки упростился, но многие моменты стали вызывать большее нервное напряжение, чем раньше. В списке «портящих настроение вещей» электронная почта часто значится одним из первых номеров. Вот несколько советов, как правильно и продуктивно осуществлять обмен электронной корреспонденцией по рабочим вопросам.

Убрать рекламные сообщения.

В первую очередь вы должны избавиться от нежелательной рассылки рекламы, так называемого спама, ведь сегодня он составляет около 80% всей входящей корреспонденции. Вероятнее всего, фильтр для спама вам уже предоставлен вашим интернет-провайдером или почтовой программой. Фильтр имеется также и в новейшей версии Microsoft Outlook. С его помощью наиболее массовые варианты рекламных роликов опознаются по ключевым словам (например, «cheap viagra» или «sexually-explicit») и удаляются. Тем не менее люди, рассылающие спам, изобретают все новые и новые уловки, чтобы избежать фильтрации.

Более надежными являются программы, сразу же определяющие нежелательные сообщения по адресу отправителя. Но самой значительной и надежной программой по защите от спама является программа SpamNet, которая имеется пока только в английской редакции и стоит порядка 40 USD в год. В течение 30 дней к ней можно подключиться бесплатно (на сайте www.spamnet.com). Каждое входящее сообщение сопоставляется этой программой с имеющимся в ней «черным списком». Если все же «проскочило» подозрительное письмо, вы выделяете его и щелкаете мышью по клавише «Block» («Заблокировать»), которая устанавливается в вашей почте системой SpamNet. После этого данное сообщение перемещается в папку со спамом, а адрес отправителя заносится в «черный список». Кликнув мышью по клавише «Unblock» («Разблокировать»), вы сможете открыть себе доступ к нужному сообщению. Существует также бесплатная, хотя и не столь хитроумная программа, размещенная на сайте www.spamresearchcenter.com.

Пусть работают роботы.

С помощью программ Outlook и Outlook Express входящие сообщения могут быть автоматически рассортированы по нужным папкам, пересланы или удалены. На некоторые сообщения программы могут даже ответить самостоятельно, применив заранее выбранный вами текст. А таким сервисом вы должны обязательно воспользоваться: проделав путь «Сервис»/«Правила для сообщений»/«Почта», вы найдете хорошо осведомленного помощника, который поможет вам наладить работу электронной почты.

Воспитайте ваших адресантов.

Особенно эффективными окажутся автоматические функции Outlook и других почтовых программ, если вы попросите отправителей почты включать в строку «Тема сообщения» слово, которое будет служить паролем. Попросите, скажем, ваших друзей и родных заносить в эту строку при отправке вам сообщений слово «Личное». Благодаря соответствующей функции такие сообщения будут автоматически отправлены в папку с корреспонденцией личного характера. А если все ваши сотрудники поставят в данной строке название проекта, над которым вы работаете, то все сообщения по этой теме окажутся в папке «Проект».

Ограничьте вашу импульсивность.

Если вы станете сразу же отвечать на каждое полученное письмо, то будете отвлекаться от работы и рабочий день получится сумбурным. Поступите так же, как и в случае с обычной почтой — выделите для просмотра электронной почты время в первой и во второй половине дня. Приучите ваших клиентов и коллег даже срочного ответа ожидать в течение получаса. Для этого обязательно установите у себя мелодию, извещающую вас о приходе каждого электронного сообщения. Эта мелодия изначально установлена на многих персональных компьютерах. Если у вас ее нет, то удалите галочку в меню «Сервис»/ «Параметры, общие»/ «Звуковое уведомление при получении новых сообщений» (внимание: затем сразу нажимайте не «ОК», а «Использовать по умолчанию» . Только после этого мелодия будет установлена).

Электронная почта может и подождать.

Этот совет является, по мнению читателей наших ежемесячных Публикаций «как проще», самым эффективным. Начните ваш рабочий день не с просмотра электронной почты (ваша «реакция»), а с какого-нибудь неприятного, давно откладываемого трудного дела (ваша «акция»). Возьмите, как говорится, быка за рога, представив дело в виде больших букв «НН» («Неприятно» и «Не сделано»). Если вы одолеете эти «НН» или, по крайней мере, возьметесь за них, вы почувствуете большее удовольствие, чем после обычного просмотра ваших почтовых ящиков. Разберитесь с почтой позднее — желательно в то время, когда ваша работоспособность снизится и вы как раз «созреете» для такой, в общем-то, рутинной работы.

Работайте так, как будто отдыхаете!