Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени

Встречи, соглашения, адреса, телефонные номера, список неотложных дел, идеи, другие записи... Объедините все это. Систематизируйте все вышеназванное в одной книге или переводите записи в электронный формат. В этой главе мы посоветуем, как просто и эффективно использовать вспомогательные средства для составления вашего графика. Но сначала посмотрите правде в глаза: ваш календарь имеет намного меньше отношения к реальной жизни, чем вы думаете.

Ваш календарь обманывает вас

«В следующий четверг? Посмотрю в свой календарь, минуточку. Да, у меня будет время».

Вот типичный пример заблуждения, в которое вас может ввести график встреч. Как правило, календарь указывает только на совещания, посещения, встречи, но не на время, которое вы тратите для своей работы: просмотра почты, написания доклада, создания новых идей или чего-то еще. Исследования швейцарского хронолога Рене Марханда показали, что львиная доля продуктивной деятельности не приходится на события, отмеченные в календаре. Время, когда делаются истинно полезные дела, никогда не всплывает в графике встреч. Несмотря на это, человек, который отмечает все свои дела в календаре, считается особенно прилежным. В действительности же, он просто заполнил время в календаре, но не обязательно провел его с пользой. Отведите определенное время для продуктивной, духовной, творческой и организаторской деятельности и отметьте его в своем календаре.

Подумайте, сколько времени вам необходимо для главной деятельности. Например, «составить сводку сообщений = 40 минут»; «позвонить специалисту и пригласить его для выполнения определенного задания =15 минут». Возьмите за основу не те моменты, когда все идет гладко (в один из счастливых дней вам удалось составить четырехстраничное сообщение за 30 минут), а среднестатистический случай, — и вы получите реальные данные. Для написания сообщения в 5 страниц вам понадобится, согласно вышеупомянутым данным, 3 хороших рабочих часа, причем с условием, чтобы в это время вам не мешали (!). Чтобы среди восьми человек нашлось два-три, которые возьмут на себя ваше задание, вам надо добрых 2 часа их уговаривать. Прибавьте еще 20% на непредвиденные обстоятельства (позвонит бабушка, сломается принтер).

Отметьте это время в своем плане встреч, лучше всего другим цветом. Обращайтесь с этим временем, как с «настоящей» встречей, то есть совещанием или посещением.

Кто свое рабочее время легкомысленно тратит на другую деятельность, тот неизбежно работает вечерами и в воскресные дни.

Свободное место не означает «свободное время».

Если вы откроете в своем календаре октябрь 2008 года, то едва ли найдете там записи. В октябре 2008 года у вас будет, наверное, так же много работы и так же, как и сейчас, мало свободного времени. Многие люди соглашаются на необязательные встречи в будущем, так как сидят перед незаполненным календарем и поддаются обману, полагая, что будут действительно иметь свободное время.

Заполните предстоящие месяцы тонкими штрихами. Отделите 3-4 дня на каждой неделе для заданий по вашему усмотрению. Тогда вы будете вынуждены освобождать для встреч в будущем необходимое время, стирая штрихи. Этим вы дадите понять, что для встреч на будущее вы жертвуете ценным рабочим временем. На электронных органайзерах вы сможете заблокировать будущее время, где определите «рабочее время» как «ежедневно повторяющееся».

Календарь не признает личного времени.

Личную жизнь тоже отмечайте в календаре («с 21.30 до 23.00 — беседа с мужем»). Многие люди противятся тому, чтобы «планировать всю жизнь», но они соглашаются, что на личную жизнь совсем не остается времени. Пока однажды в их календаре не появится «Встреча с адвокатом и судьей по поводу развода»...

Конечно, было бы бессмысленно отмечать в календаре игры с детьми и вечер у телевизора, проведенный в кругу семьи. Это неразумно, если ваша профессия позволяет вам иметь свободные вечера и выходные. Если же этого нет, то еженедельно вносите в свой календарь, как минимум, две личные встречи, которые вы непременно должны проводить.

Это защитит ваши личные занятия, на которые у вас вообще не остается времени. По возможности, проявляйте творчество («Встретить Клару из школы». «Пойти с женой за покупками, хотя я это ненавижу»). Но разве самые дорогие вам люди должны довольствоваться теми крохами времени, которые для них остаются?

Заполненный календарь дает уверенность.

Он вселяет во многих чувство своей востребованности и незаменимости. Особенно это важно в профессиях, не имеющих четкой наполненности, когда «все включено» (у священников, социальных работников). Заполненный календарь также может являться выражением профессии, ставшей бессодержательной, знаком жизни, контролируемой извне.

Если ваш календарь всегда заполнен мероприятиями, то вам будет интересно попробовать иметь «пустой» календарь.