В работе использованы следующие документы Российского государственного военно-исторического архива (Фонд 1606 «Штаб Московского военного округа» и Ф. 74 «Фонд Б.М. Колюбакина»): официальная переписка Главного управления Главного штаба (далее – ГУГШ) с главой и штабом МВО и сторонними организациями; протоколы Юбилейной комиссии штаба МВО и Комиссии по устройству панорамы; делопроизводственная документация Комиссии по устройству панорамы, переписка ее членов с вышестоящими организациями подрядчиками; делопроизводственная документация и переписка панорамы «Бородино» с вышестоящими органами и сторонними организациями. В составе обоих названных фондов большой интерес представляют сохранившиеся письма автора панорамы художника Ф.А. Рубо, адресованные различным организациям и лично Б.М. Колюбакину – официальному консультанту картины. В Отделе письменных источников Государственного Исторического музея (Ф. 160 «Особый комитет по устройству в Москве Музея 1812 года») использованы документы: протоколы заседаний Комитета по устройству в Москве Музея 1812 года и его комиссий (Строительной и по устройству панорамы); переписка Комитета и его Комиссий со сторонними организациями; переписка Ф.А. Рубо с военным инженером полковником П.А. Воронцовым-Вельяминовым (автором проекта, архитектором и главным инженером деревянного здания панорамного павильона). Кроме того, в работе использованы опубликованные и неопубликованные мемуарные источники: воспоминания генерал-майора В.Ф. Джунковского и военного инженера полковника П.А. Воронцова-Вельяминова.
Важнейшее значение для будущего музея, как и для самой картины, имел выбор императором Николаем II лиц и организаций, которым поручалось руководство созданием картины. Когда министр Двора барон В.Б. Фредерикс в ноябре 1909 года впервые представил императору идею о заказе художнику Ф.А. Рубо картины к 100-летию Отечественной войны, сразу же возникло предложение «передать означенный вопрос на рассмотрение генерала от кавалерии Сухотина, как Председателю комиссии по празднованию 100-летия Отечественной войны»1. Но, как указывал в ответном письме Фредериксу генерал Н.Н. Сухотин, он в то время не возглавлял названную комиссию, а являлся председателем Комитета по устройству Русского Военно-Исторического музея2. Министр Двора и Николай II этого, по-видимому не знали. Не мудрено, если учесть, какое количество комиссий, комитетов, совещаний и пр. общественных, государственных и общественно-государственных образований приходилось им учреждать, утверждать, поддерживать… С генералом Сухотиным же оба были хорошо знакомы лично и, по всей вероятности, уже слышали от него доклады по поводу Военно-исторического музея, что естественно могло ассоциироваться с юбилеем 1812 года. Поэтому ошибка в обращении именно к Н.Н. Сухотину объяснима. Но масштабное дело по созданию панорамы, совершенно очевидно, должно было стать частью общероссийских юбилейных мероприятий. Поэтому предложение Н.Н. Сухотина поручить руководство созданием панорамы генералу от инфантерии В.Г. Глазову, который на самом деле возглавлял Юбилейную комиссию3