Увольнение

Для получения документа в архив направляется – работником или уполномоченным должностным лицом предприятия (например, инспектором по кадрам) – соответствующий запрос. В запросе указываются:

наименование архивного учреждения, которому он адресован;

адрес для направления ответа;

изложение существа запроса;

подпись отправителя запроса с расшифровкой;

контактный телефон или (и) адрес электронной почты.

Срок исполнения архивным учреждением запроса не может превышать 30 дней. В необходимых случаях этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным письменным уведомлением об этом отправителя запроса.

Справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в архивном учреждении. При использовании незаверенной копии об этом делается соответствующая отметка в справке. Справка оформляется на бланке архивной справки[17] или общем бланке архивного учреждения. Справка подписывается руководителем архивного учреждения и ее исполнителем, подписи заверяются печатью архивного учреждения.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в соответствующих документах. В справке излагаются сведения, относящиеся к существу запроса, приводятся названия, даты, номера и архивные шифры документов, на основе которых получены эти сведения.

Изложение сведений производится в прямом хронологическом порядке. При цитировании текста документов выдержки заключаются в кавычки.

Названия организаций при первом упоминании в тексте справки приводятся полные и (в скобках) сокращенные.[18] При повторных упоминаниях приводятся только сокращенные названия.

В текст справки не могут включаться какие-либо комментарии – например, выводы, сделанные исполнителем запроса.

Второй экземпляр справки хранится в делах архивного учреждения в соответствии с номенклатурой дел.

Копии и выписки выдаются на основании соответствующих запросов. Копия воспроизводит текст документа полностью, выписка – часть (фрагменты) текста, относящуюся к существу запроса.

Требования к оформлению копий и выписок соответствуют вышеописанным. Отдельные слова (словосочетания) документа, включаемые в текст справки (копии, выписки), прочтение которых вызывает затруднение, а также исправления, дополняются пометкой «Неразборчиво», «Так в тексте» и т. п.

Справки, копии, выписки направляются отправителю запроса по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем архивного учреждения или уполномоченным им лицом. При отсутствии в архивном учреждении сведений, относящихся к существу запроса, отправителю направляется отрицательный ответ. В нем удостоверяется отсутствие в архивном учреждении соответствующих документов, даются рекомендации о том, куда следует обратиться за получением запрашиваемых сведений. Ответ оформляется на бланке архивного учреждения.