Ваше время в ваших руках

- При расслаблении старайтесь двигаться, снабжая по возможности организм кислородом.

- Во время длительных пауз повышайте свою работоспособность, например в рамках вашей дневной тренировочной программы.

- Делайте перерывы и при проведении совещаний.

Очень часто наиболее плодотворные идеи возникают именно в подобной разряженной атмосфере. Чтобы получить наибольший регенерирующий эффект от перерыва в работе, надо предусматривать его в рамках периода относительно высокой производительности, до того, как полностью исчезнет способность к концентрации.

Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Отсюда следует, что паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.

Вспомните, например, о крупных японских предприятиях, где успешно практикуется система коротких перерывов с групповой производственной гимнастикой. Размеренный рабочий ритм. В средне- и долгосрочном плане суета и спешка стоят больших затрат труда и времени, чем усредненный размеренный темп, не говоря уже о воздействии стресса на ваше здоровье!

(15) Небольшие однородные задачи выполнять сериями

Вследствие производимых в разовом порядке кратких телефонных звонков, сообщений, спонтанного проведения «летучек» и чтения корреспонденции теряется масса времени. Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

Данный метод имеет то решающее преимущество, что вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью.

Благодаря концентрированности и непрерывности процесса вы экономите время. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут:

1 x 60 минут < 6 x 10 минут

Собирайте также в один блок весь тот материал для чтения, который вам надо только просмотреть. Рабочий блок не должен быть слишком длительным (от 30 до 60 минут), поскольку иначе ваш телефон будет Долго занят, что может вызвать некоторое беспокойство.

Оцените, какие возможности для рационализации работы предоставляет принцип «серийного производства». Даже если выигрываются отдельные минуты, за день они складываются в половину часа или даже в целый час!

(16) Рационально завершать начатое

Отвлечение от основной задачи «стоит» немал времени, поскольку по возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже проделанное однажды. Вследствие нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются ваши способности к творчеству и решению проблем.

Избегайте поэтому «скачков в работе» и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Предусматривайте для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечайте задачу, которую вы можете успеть завершить в оставшееся время.

Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело. Помните о том, что нет лучшей возможности выполнить задачу категории А, чем «засесть» за нее самому и работать до полного ее разрешения.

(17) Использовать временные промежутки

Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.

Задавайте себе «временной вопрос Лакей на»: Как я могу эти минуты использовать с наибольшей пользой? Если вы продуктивно реализуете в течение дня возникающие промежутки времени, то в течение недели вы получите дополнительное время в свое распоряжение.

(18) Работать антициклично

Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.

Учитывайте в своем распорядке дня спокойные и «беспокойные» периоды. На нижеследующем графике «дневных помех» показано течение типичного рабочего дня в конторе.

Попытайтесь на основе заполненного вами листка «дневных помех» составить ваш график «помех» и сравните его с изображением выше. Чем больше вы будете обращать внимание на рабочие привычки ваших коллег и деловых партнеров, тем меньше вы подвергнетесь опасности принятия спонтанных решений и тем меньше вас будут отрывать от работы.

Поэтому работайте антициклично, то есть:

- в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;

- «беспокойный» период используйте для выполнения Дел категории В, т.е. как запланированное «про запас» (40%) время;

- не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;