Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего

♦ Выездные задания. Старайтесь выполнить их все сразу, чтобы сэкономить время на дороге из дома или из офиса. Можно сделать их в конце дня или выделить на них специальный день – День выездных заданий.

♦ Бумажная работа. Сейчас у меня не так много бумаг (я обхожусь без бумаги), но такая роскошь существует не во всех офисах. Если вам приходится обрабатывать или просматривать много бумаг, сделайте все сразу, а не понемногу в течение всего дня.

♦ Работа с входящими бумагами. Проверяйте свой ящик с входящими бумагами дважды в день. Просмотрите их и определите, что сделать (если нужно) с каждым из документов. Если делать это по мере поступления бумаг, управлять вами будет работа, и вы больше не сможете контролировать свой график. Вместо этого определите для себя время, когда будете заниматься входящими документами.

♦ Встречи. Возможно, вы не можете контролировать график своих встреч, но если да – проводите их все сразу в определенное время и четко определитесь с целью встречи и ее временными рамками. Группирование встреч очень помогает, потому что освобождает для вас большую часть дня для важных дел. Лучше всего вообще отказаться от встреч – чаще всего это пустая трата времени.

♦ Веб-сайты. Если вы похожи на меня, то у вас есть несколько веб-сайтов, которые вы регулярно проверяете. Чтобы эти сайты не мешали важной работе, выделите определенное время на проверку их всех сразу.

♦ Поисковая работа. Многие работы требуют от вас поиска или чтения специальной литературы, прежде чем начать писать. Если возможно, сделайте все это сразу.

♦ Техническая поддержка. Существуют небольшие дела, которые мы должны выполнять как техническую поддержку нашей работы – для блогеров, как я, это проверка комментариев читателей, наладка и проверка системы рекламы, HTML-кода и т. д. У других работ – своя техническая поддержка – не те важные дела и задачи, а просто небольшие дела, которые все же необходимо делать. Оставьте их на конец дня, если это возможно.

Простые инструменты управления временем

Тайм-менеджмент не был бы так прост, если бы у вас было слишком много средств или слишком сложные средства управления. Если вы будете применять простую философию управления временем, изложенную выше, вам не понадобится для этого много инструментов.

Вот несколько простых инструментов:

♦ Календарь. Вместо объемистого ежедневника или сложной компьютерной программы я советую вам завести как можно более простой календарь. Если у вас немного встреч, можно использовать обычный настенный календарь, разделенный на квадраты – в каждый из них можно записать 1–2 встречи или события. Если вам нужно помечать и другие вещи – скажем, расписание футбольных тренировок детей и родительские собрания, сгодится онлайновый календарь – я очень рекомендую календарь Google – он простой, быстрый и доступен с любого компьютера, подключенного к Интернету. Бумажный календарь или календарь Google сгодятся и в качестве «напоминателя».

♦ Бумажная записная книжка или текстовый файл. Я рекомендую простую карманную записную книжку, вот и все. В ней можно фиксировать важные мысли, СВЗ, групповые задачи на день, и свою Главную Цель. Если у вас только одно средство, не стоит слишком об этом беспокоиться. Если вы предпочитаете записывать свои задачи в компьютере, я рекомендую вам делать это в простом текстовом файле. Сам я сейчас поступаю именно так: у меня есть файл с текущими заданиями, я открываю его, когда мне нужно записать новое задание или мысль. В верхней части этого текстового файла – мои СВЗ на день, ниже – групповые задачи, и в самом конце – все другие заметки или мысли, которые пришли мне в голову. Я работаю со всем этим в течение дня.

10. Простая электронная почта

Мы привыкли к электронной почте, мы живем в ящике входящих сообщений, мы делаем все – от личной переписки с семьей и друзьями до реализации рабочих проектов – с помощью электронной почты.

Увы, почта начала нас перегружать, уводить от более важных дел, появилась угроза того, что она будет управлять нашей жизнью.

Но есть способ жить лучше, нежели в ящике входящих сообщений. Сократите до минимума время проверки почты, сделайте свои письма более эффективными, используя ограничения, и станьте хозяином своего почтового ящика, разбирая его до конца.

Все это возможно сделать, установив ограничения и научившись быстро разбирать почту, овладев простыми правилами и привычками. Вы можете выходить из почты и возвращаться к действительно важным вещам – например, к вашей Главной Цели, или к трем главным проектам, или к СВЗ.

Путь к почтовой нирване – применение Силы малого. Упрощайте, устанавливайте границы и становитесь истинным хозяином своего почтового ящика.

Ограничьте ящик входящих сообщений