Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Мы устраивали деловые игры, где на разработку творческой концепции мероприятия давалось не более 15–20 минут, после чего следовала презентация мини-команды. Как ни странно, подготовленные за это крошечное время презентации были очень жизнеспособными, со множеством интересных деталей. Профессиональные компании иногда делают предложения менее проработанные, чем эти презентации. То есть я хочу сказать, что будь на обсуждение больше времени, это вряд ли серьезно повлияло бы на результат. Дело в том, что работа стремится занять все отведенное для нее время. Это касается не только брейнсторминга, но вообще любого вида деятельности.

Мне кажется, что дело не в выделенном времени, а в создании творческой атмосферы. Идеи сами по себе возникают мгновенно, но перед этим мозговым штурмом мы в течение дня погружались в мир организации мероприятий.

Документация идей

До воплощения идеи нематериальны, и их можно безвозвратно упустить. Следует документировать идеи и заботливо хранить их. Это такой же ваш ресурс, как и многие другие. Делайте это последовательно. Обязательно записывайте и храните наработки, которые возникли в ходе мозговых штурмов. Даже нереализованные идеи могут в дальнейшем пригодиться или стать отправной точкой для новых.

Используйте все источники информации, рассмотрите все идеи. Ведите архив идей ваших конкурентов, компаний из других отраслей. Используйте возможности, которые могут оказаться для вас полезными: рекламные и PR-идеи, симпатичные темы для проведения праздников, темы семинаров и конференций – все это можно почерпнуть в нашей ежедневной жизни, читая книги, журналы, газеты, статьи в Интернете, в ходе переписки с коллегами и пр., и пр.

Если яркая идея возникла, не доверяйте своей памяти. Поделитесь с коллегами, а лучше запишите ее в специальную папку с названием «Архив идей».

В англоязычной традиции, в частности в деловой литературе, для иллюстрации каких-то идей предлагаются аббревиатуры типа 4W (Why, Who, When, Where), 4P (Product, Price, Place, Promotion), SWOT, AIDA и т. д. и т. п. Эти сокращения легко запоминаются, по ним легко восстановить содержание идеи. Еще одна прелесть такого подхода: чтобы сохранить аббревиатуру, термины нельзя переводить. Таким путем англо-американская деловая мысль захватывает идейное лидерство в мировом бизнесе.

Как-то раз в ходе обсуждения мы обратили внимание, что многие этапы нашей работы начинаются на букву «П». Это было забавно. Потом, в ходе работы над этой книгой, я решил построить всю книгу вокруг последовательности переходов от одной «П» к другой. Подготовка мероприятия у меня вместилась в «12 П».

1. Проведение

2. Причина

3. Подготовка

4. Программа

5. Планирование

6. Партнеры и подрядчики

7. Помещение

8. Персонал

9. Проблемы

10. Продвижение

11. Продажи

12. Прибыль

Конкурс идей

Найдя ряд идей для вашего мероприятия, устройте конкурс идей. Подобное обсуждение должно быть более широким, чем мозговой штурм. Во время его вы тестируете возникшие идеи и выявляете наиболее жизнеспособные. Это время для критики и внесения корректив. Нападайте на идеи, постоянно задавайте вопрос «а что если?..», проверяя их на прочность. Представьте несколько идей фокус-группе или экспертам, узнайте их мнение и восприятие. Хорошая концепция должна быть самостоятельно жизнеспособной. Ведь следующим этапом станет проверка идеи практикой, так постарайтесь, чтобы реальная жизнь не торпедировала ваше детище. Позаботьтесь об этом заранее, именно на этапе конкурса идей.

В производстве программного обеспечения этому этапу уделяют очень серьезное внимание и называют его «тестирование программного продукта». Большое число добровольцев или специально обученных людей стараются всеми способами проверить жизнеспособность программы, и она должна достойно справиться со всеми штатными и нештатными ситуациями. Существует даже специальный термин – «дуракоустойчивость». Отнеситесь к идее вашего мероприятия так же серьезно. Существует высокая вероятность того, что если вас могут понять неправильно, то вас действительно поймут неправильно. Исключите эту возможность.