Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Кто вы, читатель, что вы делаете и зачем купили эту книгу? Вы организуете презентацию для покупателей вашей продукции – автомобилей, сыра, компьютеров, программного обеспечения, цветов и т. д.? Возможно, вы делаете мероприятие для инвесторов вашей компании. Возможно, для дилеров или партнеров. В любом случае, если подумать, вы делаете мероприятие для своих Клиентов.

Может быть, вы работаете в агентстве по организации корпоративных мероприятий или городских праздников? Вы организуете мероприятия для тех, кто платит вашей фирме, – это ваш Клиент, перед которым вы отчитываетесь. Также вы делаете мероприятие для его покупателей, для Клиентов вашего Клиента.

Правила для организации мероприятий более-менее универсальны. Даже если вы проводите мероприятие для коллег, например корпоративный праздник или внутренний обучающий семинар, все равно вы можете и должны относиться к участникам таких мероприятий как к Клиентам. Вы работаете для них, и они будут оценивать вашу работу.

Поэтому в книге я не буду особенно заострять внимание на разнице между корпоративными организаторами и независимыми агентствами. Эта книга будет одинаково полезна всем. У всех есть свои Клиенты.

Собственно, почему так много о Клиенте? Почему ему посвящено целое предисловие?

Потому что он – очень важен.

Я писал эту книгу, постоянно думая о Клиенте, о том, как сделать так, чтобы он был доволен. Чтобы он был не просто удовлетворен, а счастлив!

И вы тоже (почти наверняка) читаете эту книгу ради Клиента.

Я надеюсь, что после ее прочтения вы будете организовывать мероприятия немного иначе. Лучше. И надеюсь, вы никогда уже не сможете написать слово «Клиент» с маленькой буквы.

Добро пожаловать в мир мероприятий!

Проведение Координация и логистика вашего мероприятия

И вот наступил День мероприятия.

Эта глава книги – единственная, посвященная собственно мероприятиям. Все остальные – подготовка и советы, как организовать работу. Вы можете год готовить мероприятие, которое будет проходить всего два дня. Эта работа похожа на айсберг: видна только верхушка, а огромная часть подготовки скрыта от посторонних глаз.

Сейчас мы и поговорим о верхушке айсберга – о дне, когда началось мероприятие. О Дне X.

Если мероприятие назначено на утро, приложите максимум усилий, чтобы все было готово с вечера: нужные материалы завезены, техника установлена, счета оплачены, и т. д. Тогда утром вы сможете приехать налегке.

Проверьте, взяли ли вы с собой:

– скрепки;

– булавки;

– скотч;

– ножницы;

– чистую бумагу;

– цветную бумагу;

– запасные бэджи;

– зарядные устройства для мобильных телефонов;

– запасные батарейки к микрофонам;

– аспирин, анальгин или что-то в этом роде;

– флэш-память;

– болванки дисков, дискеты;

– прочее в зависимости от типа вашего мероприятия.

Конечно, список необходимых вам вещей зависит от того, какое у вас мероприятие. Например, если оно проходит на природе, список будет немного другой: спички, зонтики и т. п. Составьте свой список заранее и отмечайте в нем, все ли вы взяли.

Убедившись, что все доставлено и установлено, постарайтесь выспаться. Завтра может быть нервный день, и вам следует быть в форме.

Поставьте два будильника. Может быть, стоит попросить кого-то из коллег на всякий случай позвонить вам утром, чтобы убедиться, что вы не проспали. Сами позвоните или отправьте сообщение утром «дня X» тем коллегам, которые ни при каких обстоятельствах не должны опоздать.

Прибудьте на место по возможности заранее. Если на окончательную установку оборудования вам нужен час, постарайтесь приехать за полтора часа. Пусть и ваша команда приедет немного раньше. В такой день, как никогда, вам нужен запас прочности.

Что нужно сделать до начала мероприятия

– Обеспечить визуальное оформление места проведения.

– Проверить оборудование (презентационное, свет, звук, аппаратуру для перевода и пр.).

– Проверить место рассадки участников.

– Подготовить навигационные знаки.

Расставьте цветы, баннеры, штендеры, плакаты, если не сделали это вечером накануне. Расставьте указатели, проверьте лишний раз, чтобы работала вся техника (за час-другой, при удаче, можно успеть привезти запасное оборудование, если у вас почему-то его нет с собой).

Все действия, все списки того, что нужно взять с собой, должны быть продуманы до мероприятия.

Если нужные вещи вы привезли в картонных коробках, пишите на этих коробках, что находится внутри, и нумеруйте их. Так вы избежите неразберихи и сразу же заметите, если что-то пропало, и будете точно знать, что именно. Возможно, у вас хватит времени привезти пропавшее из офиса.