Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Нормальное расписание предполагает формулу 3/4 к 1/4, где четверть времени уделяется перерывам или смене вида деятельности. Вспомните школу: 45 минут урок и 15 минут перемена. В значительной степени то же касается и любых других мероприятий.

При составлении расписания помните, что наиболее запоминающимися становятся первое и последнее впечатления. Постарайтесь поставить именно в начало и конец мероприятия самых интересных и запоминающихся докладчиков, самые интересные выступления артистов и т. п.

Практические рекомендации

Короткие советы выступающим на мероприятиях.

– Помните, что презентация, сделанная вами в PowerPoint, не заменяет презентации, а лишь иллюстрирует ее. Поэтому не старайтесь разместить в ней все, что вы хотели сказать, – только основные идеи. Вы будете выглядеть как минимум странно, если будете читать все с экрана.

– Темные буквы на светлом фоне читаются гораздо лучше, чем светлые буквы на темном.

– Шрифт меньше чем 14 кегль скорее всего не будет читаться начиная с середины зала.

– Больше четырех строк на слайде не читается.

– Обязательно вышлите файл с презентацией организаторам заранее. Дату, когда его нужно прислать, называют не по звездам, а ориентируясь на сроки выхода тиража брошюр.

– Даже если вы выслали файл с презентацией, захватите с собой копию – так будет надежнее.

– Имейте с собой распечатку слайдов. Если компьютер или проектор сломается, вы все же сможете выступить.

– Если вы вставляете в презентацию звуковые или видеоматериалы, заранее перед выступлением проверьте, как это будет выглядеть на экране. Это не ваш компьютер, и вы не знаете наверняка, какие программы там установлены, хватит ли компьютеру памяти и т. д.

– Не заумствуйте. Лучше пошутите.

Перед первым публичным выступлением я очень волновался. Мне нужно было выступать около часа, а я боялся, что все расскажу за первые десять минут… и – упс – что же мы будем делать в оставшиеся пятьдесят? Справиться с этим страхом помогло то, что мы с коллегами несколько раз прорепетировали. Я точно знал, что при любом темпе выступления я буду говорить никак не меньше сорока пяти минут, а остальное время можно будет занять либо вопросами, либо демонстрацией небольшого фильма.

Когда вы что-нибудь говорите, убедитесь, что вы сказали именно это. Шансы на то, что вы сказали именно то, что хотели, более чем относительны.[2]

И.Б.Уайт