Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Например, вы общаетесь с дизайнером и говорите ему во вторник, 1-го числа, что необходимо сделать макет для буклета, скажем, в четверг, 3-го. Дизайнер говорит: «O'кей». Для буклета есть все исходные материалы, и времени для выполнения задания вроде достаточно. Но дизайнер увлекается каким-то другим делом и немного не успевает закончить макет, решив, что закончит его утром в пятницу, 4-го. В это время…

Вы договариваетесь с типографией, что утром в пятницу, 4-го, у вас будет макет и вы готовы сдать его в печать. Типография готовится, планирует время загрузки печатной машины, время в репроцентре для цветоделения и т. д. Если время пропустить, оно будет отдано другому заказчику и вам заново придется вставать в очередь.

Типография обещает, что напечатает буклеты за четыре рабочих дня, то есть вечером в пятницу, 11-го, у вас будет буклет. Это нормально, так как в понедельник, 14-го, у вас открывается выставка, где вы купили стенд и заплатили за это $5000, договорились встретиться с несколькими очень важными заказчиками, наняли промо-персонал для раздачи буклетов…

Все эти деньги выброшены впустую, если дизайнер не выполнил работу вовремя. Но он не знает, как важен этот день… Осознавая то, что ему нужно сделать этот макет и от его скорости зависит работа десяти человек и бюджет в десятки раз выше стоимости его работы, исполнитель ответственней относится к работе, он понимает мотивацию и понимает, почему от него требуют сдать ее именно сегодня, а не в другой день.

Надеюсь, такой ситуации у вас никогда не будет.

Какие-то части мероприятия (например, церемонии открытия и закрытия) придется продумать и прописать посекундно, указав, какие действия идут одновременно, какие являются сигналом для других действий и т. д.

Также при составлении такого плана необходимо уделить внимание тому, чтобы ваш план был понятен другим людям. Проверьте, насколько доходчиво вы все объясняете. Например, рассказав о своем плане, попросите команду написать сценарий. И сравните его потом с собственной версией.

Время – единственный полностью невосполнимый ресурс из всего, что мы имеем. Не ограничивайтесь просто прочтением этой главы. Узнайте больше, как составлять подобные планы, как руководить своим временем. Я могу посоветовать прочитать «Тайм-драйв» Глеба Архангельского[3] – одного из лучших на сегодня специалистов в России по тайм-менеджменту. Возможно, это поможет вам в составлении планов для реализации личных и профессиональных целей. Что, собственно, нам и нужно.

Планирование ресурсов и распределение работ

Ведите учет ваших ресурсов. Обязательно. То, что вы не считаете своим ресурсом, останется без внимания и со временем будет потеряно. Сделайте внутреннюю инвентаризацию и оцените имеющиеся ресурсы.

Ресурсы бывают весьма разнообразными. Безусловно, можно назвать следующие.

– Время. Как вы можете распорядиться временем и каковы альтернативы? Достаточно ли у вас времени на планирование, подготовку и реализацию проекта?