Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Второй и третий от конца ряды заполняли опоздавшие к началу участники, а самый последний занял наш сотрудник. На этот ряд мы просили никого не садиться (рис. 27).

Напомню, что последний ряд примыкал к стене и другого прохода сзади, кроме как через пустой последний ряд, не было. Если бы мы этого не сделали, то у участника из левой части зала, которому потребовалось срочно выйти, было бы два варианта:

– пройти перед президиумом во время выступления;

– попросить встать весь ряд, чтобы пройти к выходу.

Благодаря тому что мы оставили один ряд свободным, участники из левой части зала могли относительно спокойно выйти (попросив встать только одного нашего сотрудника).

Что случилось бы, если бы мы не следили за рассадкой?

Поскольку каждый справедливо думает в первую очередь о своем удобстве, то участники занимали бы места хаотически, но с некоторыми общими предпочтениями: популярностью пользовались бы места с краю у прохода и ближе к последним рядам. С этих мест удобнее тихо и незаметно выйти в случае, если выступления не очень интересные, если звонят по мобильному телефону или по другим срочным личным причинам. Кроме того, с этих мест видна вся аудитория, что воспринимается как более безопасная позиция (рис. 28).

Первые ряды были бы относительно пустыми, так как не все любят сидеть близко к экрану, на эти места докладчики обращают более пристальное внимание, нельзя вполголоса обсудить что-то с коллегами. Если придется выйти, все это увидят, что многих смущает.

И к началу мероприятия мы бы столкнулись с тем, что в середине зала есть свободные места, причем их может быть довольно много (рис. 29), а опоздавшие участники при этом стоят у задней стенки или в проходе у входа, так как стесняются во время выступления поднять 10–15 человек, чтобы пройти к свободному месту.

Парадоксальная, казалось бы, ситуация: есть места, но многие участники продолжают стоять, создавая неуютную атмосферу неорганизованности.

Я надеюсь, что вам не достанется зал, организованный как на рис. 25–29. Тем не менее данные советы будут полезны, если вы организуете зал в стиле «театр» или «класс».

Нумерацию мест в зале, как, например, в театре или кино, придумал Декарт. В его времена номеров у сидений не было и пришедшие раньше занимали те места, какие хотели. Неопределенность с местами вызывала ссоры и дуэли среди представителей аристократии. Декарт спас множество жизней…

Расчет необходимой площади помещения

Например, вы организуете корпоративный праздник. В концепции праздника предполагаются торжественный ужин, шоу-программа и танцы. Участники – около 100 человек.

Во время ужина и шоу-программы все участники будут сидеть за столиками. Для зоны питания необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров для банкетной рассадки. Для танцев также будет необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров свободной площади. Таким образом, общая площадь необходимого помещения составит 300 кв. метров (150 + 150).

Поскольку это не конкурс танцев, зная аудиторию, мы можем предположить, что вряд ли все гости станут танцевать одновременно – вероятно, танцы привлекут не более 80 % приглашенных. Мы делаем предположение, что не менее 30 кв. метров можно занять для сцены и другого оборудования.

Бронирование зала для мероприятия

Делать это нужно тоже загодя. Если вы хотите забронировать зал для проведения корпоративного праздника в последнюю рабочую пятницу этого года, то учтите, что уже в декабре и ноябре большинство лучших площадок будет занято.