Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Сейчас мы подробно поговорим о понимании и контроле расходов. Именно здесь находится ключ к успешному финансовому менеджменту мероприятий.

Расходы могут быть весьма разнообразными:

– аренда площадки для мероприятия;

– CD с фотографиями и другими материалами;

– аренда аппаратуры для перевода;

– аренда мультимедиаоборудования;

– брошюры и другие печатные материалы (буклеты, пригласительные, именные карточки для рассадки гостей, план-расписание встречи, статистическая информация);

– бэджи;

– видео– и фотосъемка, звукозапись;

– встреча, VIP-зал в аэропорту, транспорт для участников;

– гонорары (ведущему, докладчикам, консультантам, актерам, PR-специалистам и пр.);

– дежурство бригады «скорой помощи»;

– дизайн печатных материалов, веб-материалов;

– услуги по доставке и монтажу оборудования;

– плата за пользование Интернетом/Wi-Fi;

– аренда кабинок переводчиков;

– обеспечение культурной программы, экскурсий;

– услуги переводчиков;

– питание, кофе, напитки;

– подарки;

– покупка баз данных;

– почтовые расходы;

– регистрация сайта, хостинг;

– рекламные расходы;

– использование системы звукоусиления для каждого зала;

– страховка;

– техническая поддержка;

– услуги колл-центра;

– фирменные конверты;

– цветы, флористика.

Чтобы не запутаться во всем этом, постараемся структурировать разные статьи расходов.

Разделим расходы на прямые и накладные.

Прямые расходы – связанные с проведением самого мероприятия, например:

– аренда помещения;

– аренда/покупка оборудования;

– реклама;

– питание участников;

– зарплата временного персонала;

– транспорт.

Накладные расходы – не связанные напрямую с самим мероприятием, но необходимые для его организации, как-то:

– зарплата для постоянного персонала;

– аренда офиса, связь;

– офисные, канцелярские расходы;

– амортизация и т. д.

Как это часто бывает в области услуг, зарплата персонала является заметной частью расходов бюджета компании. Чтобы эффективно ее рассчитывать, учет накладных расходов можно вести пропорционально времени, потраченному сотрудником на организацию мероприятия.

Здесь также можно привести следующую формулу:

Операционная прибыль = доходы – прямые расходы.

Нужно отметить, что необходимость учета операционной прибыли, результатов конкретного мероприятия или анализ эффективности работы компании в целом зависят от того, какую часть вашей деятельности занимает организация мероприятий.

Если организация мероприятий – ваша основная деятельность, то вам важно, сколько было мероприятий в течение отчетного периода в вашей фирме, приносит ли операционную прибыль каждое мероприятие и как распределялись время и накладные расходы по разным проектам.

Если же ваша основная деятельность другая, а организация некоего мероприятия для вас разовый проект, то учет накладных расходов просто поможет вам точнее оценить, во сколько вашей компании обошлось то или иное мероприятие.

Далее.

Прямые расходы, в свою очередь, состоят из суммы фиксированных и переменных расходов.

Фиксированные расходы – это все, что не зависит от того, сколько человек принимало участие в мероприятии. К ним можно отнести:

– расходы на маркетинг и рекламу;

– расходы на аренду помещения мероприятия;

– вознаграждение консультантам;

– расходы на вспомогательный персонал;

– расходы на оформление, звук, свет, музыку, декорации;

– обеспечение шоу-программы;

– транспортные расходы (если это расходы на всех участников, общий автобус);

– проживание (если это расходы на всех участников, например аренда пансионата);

– другие расходы (допишите свои).

Уточнение. Конечно, должно быть понятно, что, если в вашем мероприятии планируется участие 10 человек, вам будет нужно меньшее помещение, чем для 100. То есть фиксированные расходы тоже зависят от того, сколько человек участвует в мероприятии. Но они не изменяются прямо пропорционально числу участников. При более точном изображении графика фиксированных доходов кривая будет понемногу подниматься вверх пологими ступеньками.

Переменные расходы – это все, что зависит от количества человек на мероприятии. К этой категории расходов можно отнести:

– раздаточные материалы;

– закуски, питание (услуги кейтеринга);

– алкоголь;

– подарки;

– транспорт и проживание (если эти расходы учитываются индивидуально, например такси из аэропорта);

– прочие расходы, зависящие от численности участников.

Получается:

Переменные расходы = расход на участника x число участников.

Внимание!

После оплаты счетов скорее всего вы уже не сможете вернуть деньги, если число участников мероприятия внезапно сократится. Проверьте заранее, как этот вопрос отражен в вашем договоре с гостиницей, службой кейтеринга и другими подрядчиками.

Совместим графики.