Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Кроме этих двух мероприятий – отличного и провального – были и другие: более-менее удачные, неплохие, средние. Так вот. Где-то внутри такой участник отметает все эти средние нормальные значения. В его шкале оценки нет понятия «среднего, нормального уровня», существуют только те два мероприятия – лучшее и худшее. Клиент рассчитывает, что если он примет ваше приглашение, то мероприятие будет никак не хуже того, самого лучшего в его жизни. И соответственно требует от вас максимума: на меньшее он не согласен. Если же он решает не приходить на мероприятие, то потому, что считает: все мероприятия – и ваше в том числе – проводятся исключительно плохо (как то, самое ужасное).

Конечно, я немного сгустил краски, но тенденция именно такова. Если мероприятие проходит действительно хорошо – в воспоминаниях оно оказывается в узком круге других великолепных мероприятий. Когда ваше мероприятие критикуют – его записывают в один список с абсолютно провальными, может быть, никак с вашим не связанных.

Общаясь с Клиентами, стоит понимать эту систему ценностей. От организаторов ждут и требуют какого-то чуда; при этом вслух могут заявить, что, к сожалению, уже привыкли к тому, что мероприятия проводятся непрофессионально.

Несколько слов об основных страхах Клиентов. Почему приглашенный может сказать, что не придет на ваше мероприятие? Вот типичные страхи.

– Бесполезно.

– Потеря времени.

– Потеря денег.

– Плохой сервис.

– Технические проблемы.

– Скучный сценарий.

– Несогласованность действий организаторов.

– Оскорбительно дешевые подарки.

Проявлением страха потери времени может быть ответ: «Я не могу принять участие, так как очень занят». (Другими словами, у участника есть более привлекательные способы провести время.) Боязнь потери денег выражается в ответе «Дорого». Это означает, что стоимость участия в мероприятии либо просто слишком высока, либо она превышает ценность участия для Клиента. И так далее.

Уверен, что вы сможете дополнить приведенный выше список, зная или предполагая страхи своих Клиентов. Уверен также, что вы сможете сделать из такого списка правильные выводы.

Помните: от организатора хорошего мероприятия ожидают:

– внимания, внимания, внимания;

– четкого выполнения обязательств;

– быстрого реагирования;

– предвосхищения запросов;

– отсутствия накладок;

– детальной отчетности;

– продуманной концепции.

Старайтесь соответствовать этим требованиям Клиентов.

Формирование позитивных впечатлений и воспоминаний

Позаботьтесь о первом и последнем впечатлении о вашем мероприятии. Человеческая психика устроена так, что именно эти моменты лучше всего запоминаются.

Что увидят участники, придя на мероприятие? Смоделируйте это и проверьте на себе. Каким они увидят зал (или регистрационный стол)? Что почувствуют, оправдаются ли их ожидания? Как с ними поздороваются? Какова церемония открытия мероприятия, кто произносит первое слово? Эти элементы сразу же создадут определенное настроение.

Так же важен и финал. Как происходит церемония закрытия мероприятия? Как попрощаются с участником? Что останется на память? Очень неприятно, если к тебе теряют интерес после того, как дело сделано. Постарайтесь, чтобы люди покидали ваше мероприятие воодушевленными, в приподнятом настроении.