Время

Персональный управленческий учет; как создать обзор и контроль?

Построение аналитики: способы оценки личной эффективности

Коэффициенты для самоанализа мы будем описывать по нарастанию сложности. Некоторые из них можно использовать уже на начальном этапе хронометража, если это не создает для вас излишнего напряжения. Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей.

Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или закрашиванием квадратиков его принадлежность к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии.

Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа

Сначала мы должны определиться, расходы времени какого типа нас особенно интересуют, и ввести соответствующую классификацию.

Cамую древнюю классификацию такого рода предложил древнеримский философ Луций Сенека, в своих «Письмах к Луцилию» советовавший ему делить время на хорошо потраченное, дурно потраченное и потраченное на безделье.

Например, вы хотите отследить и по возможности увеличить расходы времени на приоритетный для вас проект А – написание дипломной работы, борьбу за досрочную выплату ипотеки, строительство дома и т. д Тогда классификация будет выглядеть так: «работа относится / не относится к проекту А».

Другой пример такого показателя: «работа относится / не относится к поглотителю „телефонный треп“». Очевидно, целью является уменьшение этого показателя. Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель.

Для всех этих типов классификации показатели качества формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все затраты времени на проект А; все затраты на поглотитель времени), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «нетто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на проект А в общей структуре расходов).

И те, и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневной планерки после назначения ведущего и введения корпоративных правил проведения совещаний?

Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации (например, расходы времени на общение с господином NN хотелось бы свести к нулю). Относительные показатели удобны для решения задач гармонизации (например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %).

Для этого же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели, например вывод «в течение этой недели в среднем за сутки 8 часов 20 минут тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь ежедневных абсолютных показателей длительности сна.

Показатели, отражающие качество организации труда

Директор Института рационального использования времени в городе Гейдельберге Лотар Зайверт в книге «Ваше время – в ваших руках» приводит следующий способ оценки: для каждой работы нужно ответить на четыре вопроса, отражающие несколько важных аспектов вашего стиля управления личным временем.

1. Делегирование: было ли необходимым выполнять работу самому?

2. Техника личной работы: были ли оправданы затраты времени?

3. Целеполагание, самоорганизация: было ли целесообразным выполнение работы?

4. Планирование: был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?[5]

Для каждого из вопросов вышеописанным способом формируется относительный показатель (доля отмеченных расходов времени в общей структуре расходов). Л. Зайверт считает, что необходимо обратить особое внимание на соответствующее направление системы личной работы, если время, для которого какой-либо из ответов был отрицательным, превышает 10 % от общего рабочего времени.

Хронометраж – не самоцель. После выработки мышления, направленного на эффективность, основной задачей хронометража становится поставка информации для принятия решений.

Учет результатов; от времени к производительности труда