Время

Далее остается пользоваться графиком для управления собственной деятельностью. Следует особо отметить: этот график – не план, а бюджет, т. е. вы не обязаны выполнять задачи именно в той последовательности, которая обозначена на графике.

График показывает, что в течение дня необходимо выделить на такое-то дело столько-то времени, а в какое именно время суток вы его выполните – определите по ходу дела, исходя из разных соображений и обстоятельств. Заметим, что можно вести еще и второй график – график исполнения бюджета, т. е. оперировать двумя графиками, вместе дающими связку «план – факт» и подсказывающими необходимые коррективы и плана, и способов его исполнения.

Нормирование, планирование и контроль исполнения проектов

Необходимым условием эффективного применения ресурсно-календарного планирования является неплохое знание структуры собственного времени, умение хотя бы приблизительно определять продолжительность и трудоемкость работ. Здесь вполне применимы методы, существующие для решения той же задачи в масштабах фирмы.

Нормирование затрат времени является основой для планирования и контроля. Если вы ведете сплошной или выборочный хронометраж, постепенно у вас будет накапливаться база нормативов по различным видам задач. В личной работе было бы слишком трудоемким нормирование элементарных операций, как это делается в проектном менеджменте, но очень неплохие результаты может дать нормирование затрат времени на типичные проекты.

Например, работая над ежеквартальным отчетом, вы заводите соответствующую карточку проекта, в которую записываете все ваши расходы времени по этому проекту, а также длительность работы над ним. Последнее не менее важно, чем расходы времени, так как многие работы, особенно творческого характера, требуют определенного уровня «размазанности» по времени, и это необходимо будет учитывать при планировании. Кроме того, в карточке проекта уместно отразить деление работ на несколько основных классов.

Планирование затрат времени на новый проект производится исходя из нормативов, выработанных в предыдущих проектах.

Контроль исполнения проекта осуществляется путем сравнения достигнутого с запланированным, в частности реальной производительности труда с нормативной.

В заключение отметим, что предложенные методы, несмотря на их внешнюю механистичность, вполне справедливы и для людей творческих профессий. Несмотря на сложно формализуемое содержание творческого труда, его форма, а именно затраты времени, оказывается неплохо предсказуемой и управляемой по мере накопления базы личных нормативов.

Мемуары и переписка великих писателей, художников, музыкантов показывают, что многие из них достаточно хорошо знали свою «производительность труда» и умели прогнозировать работу весьма точно. Так что программистам, маркетологам и дизайнерам грех отставать от великих.

Обобщаем и систематизируем

Для максимальной эффективности применения различных подходов к планированию, описанных в выше, остается показать их логические взаимосвязи. Для этого сначала представим понятия проекта и программы, как это обычно подразумевается в системомыследеятельной методологии.

Проект (на схеме справа) можно изобразить в виде «сходящейся» воронки, устремленной к конкретной цели. Стрелками изображены сходящиеся к этой цели средства, ресурсы, подзадачи. Программу (на схеме слева) можно изобразить в виде «расходящейся» воронки. У программы нет конкретной цели, есть лишь набор надцелей, достаточно абстрактных ориентиров. Стрелками показаны внутренние и внешние возможности, которые задают допустимые направления движения из исходной точки.

Нетрудно заметить, что проект оптимален для действия в задачных ситуациях, когда желаемый результат достаточно точно определен. Программа хороша в проблемных ситуациях, т. е. когда есть некое общее направление движения, но нет четкого представления о желаемом результате. Такой ситуацией, в частности, является ситуация планирования будущего любой развивающейся системы в условиях конкуренции и неопределенности, а именно выработка личной стратегии и стратегии фирмы.

Примером программы является личный стратегический план, оформленный с помощью метода структурирования внимания. Чем дальше от фокуса внимания, тем менее «проектными» становятся содержащиеся в системе указатели на дела, тем больше возникает замыслов, надцелей и других конструкций, задающих не четко определенный результат, а некий набор возможных направлений движения и развития, далеко не каждому из которых суждено стать воплощенным в жизнь. Но существование этого набора позволяет легко соотносить шансы, предоставляемые внешней средой, с собственными желаниями, и выбирать оптимальный путь дальнейшего движения, в частности формулировать конкретные цели на ближайшую перспективу.