Все тупые, кроме нас! Психология мирового бизнеса

Чтобы работа была эффективной, нужно чтобы она была согласованной. Особенно трудно достичь слаженных действий ярким индивидуалистам, какими являются американцы. Отсюда вытекает необходимость проведения совещаний, собраний, обсуждений.

И они в американских фирмах действительно распространены и проводятся регулярно. Это рабочая норма, деловая необходимость, целесообразность которой для всех очевидна.

Совещания недлинны, конкретны. Мало похожи на наши коллективные поиски истины, согласия или виноватых.

...

В главах о фактах, времени, письменных материалах изложены некоторые аспекты американской бизнес-культуры, прямо касающиеся собраний и совещаний. Постараемся не повторяться. Суть в том, что все должно быть подготовлено, аргументировано, регламентировано и запротоколировано.

Рассмотрим, какая цель ставится при проведении совещаний, как они готовятся, как проводятся и что получает фирма в итоге.

Цель

Основная задача собраний и совещаний – не получение одобрения или согласия народа (сотрудников), а обмен информацией и выработка тактики действий. Стратегическое решение обычно принимают до собрания, а вот лучшие варианты его выполнения часто обсуждаются.

В коллективистских культурах, на Востоке, в том числе в наших фирмах и организациях, практически все обо всем знают, получая информацию по неформальным каналам. В американских компаниях информация разделена на кусочки и общую картину мало кто представляет. Дать ее обзор – одна из задач совещаний.

Не менее важная задача, решаемая именно при личных контактах – координация работ. Кроме того, считается, что собирать людей необходимо из психологических соображений, чтобы возникало чувство единой команды.

Итак, организаторы совещаний обычно преследуют следующие цели:

1. Генерирование вариантов решения проблемы.

2. Сообщение определенной информации о задачах, деятельности, итогах работы компании из первых уст.3. Согласование планов действий и организация совместной работы сотрудников, особенно из разных подразделений. Более тесное их знакомство, сплочение.

Подготовка

Собрания и совещания всегда загодя и тщательно планируют. Причем готовятся не только организаторы и ведущие, а все будущие участники. Приглашают на собрания индивидуально, только тех, кто нужен. Будущих участников заранее знакомят с повесткой дня, планом ведения (кто будет присутствовать, что и в какой последовательности предполагается обсудить, каковы цель собрания и его ожидаемый результат).

Определению цели уделяется особое внимание. Каждому должно быть ясно, чего хотят достичь. Важнейшие вопросы ставятся в начало повестки дня, их не должно быть много. Повестка дня раздается всем до собрания в письменном виде.Каждый готовится к возможному выступлению. Факты, графики, цифры должны быть под рукой, текст отрепетирован.

...

Если вы знали, что возможно выступление, а говорили не гладко, – будете выглядеть в лучшем случае глупо, а в худшем, как человек, не уважающий других и их время.

К собранию часто готовят так называемые раздаточные материалы (handouts). Это письменная и графическая информация для каждого участника. Легче всего – просто распечатать иллюстрации, которые будут показаны с компьютера (PowerPoint). Если Вы просто поговорите и сядете, как это иногда практикуется у нас, то будете выглядеть дико, как человек неподготовленный. Так не делается. Обычно показывают картинки на большом экране, с ноутбука. Что бы вы ни сказали, без информации, воспринимаемой визуально, выступление будет менее убедительным.

Проведение

Служебные совещания – часть работы и, как любая работа это не просто разговор. Все обязательно документируется, даже если для решения вопроса собирались всего два-три сотрудника. Из протокола всегда ясно, что обсуждалось, к чему пришли, кто, что и когда должен далее сделать. Протокол совещания всегда помещается в Интернет. Всем ваши обязательства видны, и их нужно выполнять.

Ценится, чтобы мероприятие было коротким и четко целевым. Все приглашенные непременно участвуют в нем активно. Сидеть и просто слушать – значит, не работать, и так никто не поступает. Все имеют равное право голоса независимо от должности.

Проходит собрание или совещание примерно так.

1.  Начало.Всегда вовремя, без задержек. Люди не опаздывают. Тех, кто мог бы опоздать, здесь просто не держат.