Всё! Доводи до конца

Беверли Де Пью, агент по недвижимости в Image Realty (агентство недвижимости), отметила в моем опросе наиболее частую причину, по которой она не завершает дела: «Я могла бы делегировать какие-то отдельные задачи или проекты кому-то другому». Она развила эту мысль: «Слишком часто бывает так, что есть задачи, которые мог бы выполнить мой ассистент или кто-то еще, но я тем не менее всё делаю сама. Возможно, достаточно лишь проконтролировать и удостовериться, что всё выполнено точно: в глубине души я знаю — это мог бы сделать кто-то другой. Тем не менее огромное количество дел выводит меня из состояния равновесия».

Беверли Де Пью не одинока. Если с самого начала делегировать задачу или проект кому-то другому, то можно освободить больше времени на приоритетные занятия, которые под силу только вам. Ниже перечислено, что нужно сделать, чтобы делегировать задачи более эффективно.

Восемь шагов к эффективному делегированию

1. Решите, какие задачи, часть проекта или проект целиком вы хотите передать. Отдавайте то, что вам не хочется делать, или то, что кто-то другой может сделать не хуже или даже лучше, чем вы.

2. Выберите того, кому лучше всего будет делегировать задачу. Внимательно отнеситесь к выбору кандидата. Вам потребуется ознакомиться с его резюме, побеседовать с ним по телефону или, по возможности, даже лично. Если позиция удаленная, для интервью с потенциальным кандидатом используйте Skype или FaceTime — так у вас будет больше информации о человеке. Проверьте, нет ли в резюме подозрительных моментов, которые надо прояснить. По возможности, попросите потенциального кандидата выполнить простое задание, похожее на то, которое он или она будут делать регулярно. Тщательно проверьте выполненное задание, прежде чем пообещаете нанять этого человека или даже разрешите кому-то из другого отдела вашей компании перейти к вам.

3. Вырабатывайте доверие к человеку, которому вы делегируете задачи. Особенно вначале тщательно проверяйте его/ее работу и следите, чтобы результат соответствовал тому тестовому заданию, которое вы одобрили. По возможности, попросите еще какого-нибудь коллегу проверить работу, делегированную сотруднику. Таким образом, у вас появится еще одно мнение. Если надо будет что-то исправить, посмотрите, как быстро и точно будут внесены правки.

4. Убедитесь, что даете понятные инструкции. В конечном счете именно вы несете ответственность за работу, которую выполняет тот, кому вы ее перепоручили, так что вы должны быть отличным учителем. Осторожно делегируйте задачи, если у вас объективно не хватает навыков обучать. При необходимости попросите коллегу или еще кого-нибудь, кто отчитывается перед вами, помочь вам провести обучение, — таким образом, результат получится превосходный.

5. То, что вы делегируете, должно быть предельно понятным и иметь жесткий дедлайн. Также следует наладить обратную связь и обсуждение задачи. Слишком часто, как только кому-то поручено выполнение основной задачи или множества делегированных обязанностей, обратная связь дается редко, а порой вообще неизвестно, когда она будет. Назначьте конкретную дату — не только окончания работы, но и ответа по заданию. Чем конкретнее, тем лучше. Например: «Обратная связь будет через два дня. Эту часть проекта надо завершить к такому-то числу». Договоритесь насчет обсуждения результатов, во время которого отметьте, что удалось, а над чем еще надо поработать.

6. Дайте аванс и поблагодарите после завершения. Вы можете лично поблагодарить человека, которому поручали что-то сделать, или, при необходимости, представьте человека всей команде. Например, если вы поручили проверить контакты тех, кто получит отчет, который вы вот-вот закончите, на еженедельном собрании вы можете сказать: «Я бы хотел поблагодарить Такого-то за то, что он так блестяще справился со своей работой и проверил все имена, почтовые адреса и актуальные номера телефонов тех, кто получит наш отчет, как только он будет готов. Эта работа гарантирует, что мы сможем получить отчет быстрее и с меньшей вероятностью утечек, поскольку информация о получателях обновлена». Или вы можете дать аванс, но с глазу на глаз: «Спасибо за помощь. Вы делаете поистине очень важную работу».