Вы стали менеджером

В задачи нашей команды входит поиск новых клиентов и подготовка контрактов. Мы разрабатываем предложения для клиентов, сотрудничая с другими подразделениями нашей компании. Мы заключаем контракты и следим за их выполнением для того, чтобы удержать клиентов и соответствовать их запросам.

Задачей нашей команды является поставка оборудования и запчастей на промышленные предприятия. Мы должны выдерживать все показатели по качеству продукции, себестоимости, срокам и техническому обслуживанию и добиваться максимального снижения затрат для нашей компании.

Сформулируем задачи отдела

Постановка задач должна быть четкой и ясной. Легче всего формулировать задачи, отвечая на следующие вопросы:

1. В чем смысл работы отдела: для чего он был создан, какую прибыль он должен принести?

2. С кем взаимодействует отдел в своей деятельности, то есть для кого и с кем он работает? Его место в структуре организации, его клиенты, партнеры?

3. В чем состоит основная деятельность отдела и каковы сопутствующие функции? Каких результатов от нас ожидают и какими средствами мы располагаем?

4. Каков механизм управления: система постановки задач и выделения средств, контроль и отчетность, учет клиентских отзывов и рекламаций, координация работы смежных звеньев?

5. Как работает система мониторинга: анализ показателей производительности, сравнительная оценка эффективности различных звеньев?

Кто наши партнеры?

Наши клиенты

Наши поставщики и вспомогательные службы

Рабочие процессы отдела

Деятельность отдела обычно определяется поставленными перед ним задачами и функциями работников. Но менеджер может подходить к делу и с точки зрения рабочих процессов.

Рабочий процесс – это согласованная деятельность сотрудников, использующих определенные средства и методы для достижения результата. Рабочий процесс обычно протекает на стыке разных специальностей.

Примеры рабочих процессов:

Закупки. Продажи. Оказание услуг. Эксплуатация оборудования. Разработка новых продуктов. Работа с рекламациями.

Какова роль менеджера в организации рабочих процессов?

Он должен обеспечить:

• унификацию,

• урегулирование кризисных ситуаций,

• усовершенствование и введение инноваций.

Характеристика рабочих процессов зависит от вида продуктов или услуг, которыми занимается отдел.

Ресурсы отдела

Они делятся на три группы:

Мониторинг производительности

Основное предназначение производительности состоит в том, чтобы достичь намеченной цели в соответствии с общей стратегией компании. Чтобы оценить уровень производительности, необходимо сравнить поставленную задачу с достигнутым результатом.

Главным критерием оценки производительности считается прибыль, то есть рыночная стоимость продуктов и услуг, уменьшенная на сумму средств, затраченных на их производство.

Разумеется, производительность – это прежде всего экономическая категория. Но ее можно оценивать еще и с точки зрения соответствия качества продуктов или услуг запросам клиентов, а также трудоемкости, рациональной организации рабочих процессов, бережного отношения к окружающей среде.

Чтобы вывести свое подразделение на заданный уровень производительности, менеджер руководствуется показателями, помогающими ему направлять и корректировать рабочие процессы.