Выставка. Техника и технология успеха

При проведении мероприятий, связанных с ориентацией на товар, посетителям, как правило, демонстрируют и поясняют его качественные характеристики и конкурентные преимущества. В этом случае соотношение между презентационной площадью и местом, отведенным для переговоров, должно составлять 60 к 40 %.

При проведении мероприятий, связанных с ориентацией на информацию, желательно следующее соотношение по площадям – 40 % для информационных средств и 60 % для проведения переговоров. Перечислим информационные мероприятия:

– презентации;

– доклады;

– тезисы докладов;

– сообщения;

– мультимедиа;

– видеопросмотры;

– показ диапозитивов и т. п.

Если основная деятельность экспонента – консультации, то приоритетным направлением являются индивидуальные беседы и переговоры. В этом случае каждый посетитель-специалист в основном посещает выставку для проведения переговоров и индивидуальных консультаций. Приоритет в этом случае с точки зрения площадей предоставляется местам для проведения переговоров.

В случае когда имеется комбинация всех трех зон, целесообразно так функционально распределить площади, чтобы они были хорошо определяемы. Эти зоны (презентационная площадь, место для переговоров и подсобные помещения) должны быть хорошо узнаваемы как с рекламной точки зрения, так и с пространственной. Соотношения выставочных площадей в этом случае должны быть примерно равны между собой.

С технической и эстетической точек зрения выставочный стенд должен быть безупречен. Он должен соответствовать определенным стандартам, которые сами изменяются во времени. Стенд должен быть приятен зрению, слуху, а иногда, что характерно для некоторых специализированных выставок, и обонянию.

Накопленный опыт – как российский, так и зарубежный – позволяет сделать определенные выводы в отношении оформления стендов. Ваш стенд, как рекомендуют зарубежные и отечественные специалисты, должен:

– производить благоприятное, но не показное впечатление;

– казаться скромным, но не убогим и скупым;

– выглядеть заманчивым, но не навязчивым;

– казаться довольно строгим, но не отталкивающим;

– в определенные моменты становиться шоу, но не балаганом.

Умение чувствовать эту тонкую грань, как правило, приходит со временем и с практическим опытом или благодаря консультациям ведущих специалистов.

Как мы уже говорили, при подаче заявки на участие в выставке зарезервируйте несколько наиболее выгодных мест расположения вашего стенда.

Согласуйте с организаторами выставки дату, когда вы сообщите о своем окончательном решении выбора месторасположения стенда.

Это решение целесообразно принять после дополнительного анализа с учетом того, кто будет вашими соседями справа, слева, кто расположится напротив вас и по диагоналям. Кроме того, очень важно знать, где предполагают разместить свои стенды ваши конкуренты, посредники, поставщики и покупатели, если они будут принимать участие в работе выставки.

Если в силу различных обстоятельств вам досталось неудачное месторасположение стенда, то возможны некоторые варианты повышения эффективности вашей деятельности на выставке.

Для этого можно воспользоваться следующими практическими рекомендациями:

– значительно увеличить количество сотрудников первого эшелона;

– более тщательно провести подготовку персонала первого эшелона;

– провести презентацию, семинар, конференцию, круглый стол;

– провести лотерею, конкурс, смотр возле стенда или недалеко от него;

– разместить различные показатели о месте нахождения вашего стенда.

Как направить поток посетителей к стенду

Начинать привлекать посетителей к вашему стенду необходимо на самых ранних этапах, когда сформулированы цели участия в выставке и отобрана целевая группа.

На практике используются следующие способы, позволяющие повысить посещаемость стенда:

– заблаговременно рассылаются персональные приглашения реальным и потенциальным партнерам, сотрудникам СМИ, представителям городской, областной и республиканской администрации;

– общественность оповещается о вашем участии в выставке, о номере вашего стенда и месте его расположения в конкретном павильоне;

– осуществляется прямая почтовая рассылка потенциальным партнерам;

– проводится телемаркетинг (приглашения по телефону) или вежливое, тактичное напоминание о предстоящей выставке;

– проводится рекламная кампания по формированию или поддержанию имиджа фирмы;

– даются рекламные объявления в СМИ, транспорте.

Проведенные зарубежные исследования показали, что посещаемость стенда может увеличиться на треть при правильном проведении предвыставочной рекламной кампании.