Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

FINE POINT

Контрольный лист: организация брейков, фуршетов, приемов

• Вид мероприятия.

• Необходимые помещения: вид и размер, план, возможности посадочных мест, оформление, освещение, акустика, вентиляция, аудиовизуальная аппаратура, вспомогательные помещения.

• Оплата: помещения, питания, напитков, услуг, развлекательных мероприятий, оформления, чаевые.

• Правила, лицензии.

• Обслуживание за столом или буфет: количество посетителей, размеры столов, форма столов, посадочные места, стулья и проходы между столами.

• Сбор высокопоставленных гостей: комната для сбора гостей, бар, время проведения сбора, хозяин или хозяйка мероприятия, посадочные места и услуги швейцаров.

• Стол для высокопоставленных гостей: расположение, посадочные места, стулья, количество, именные карточки, оформление, специальные напитки, сигары и сигареты, счета на количество накрытых мест и специальные услуги.

• Меню: расценки на все виды блюд.

• Информационные раздаточные материалы: идентификационные таблички для столов, информация на столах, именные карточки, меню, программы и повестка дня.

• Организация пропускной системы на мероприятие, инструкции в связи с возможным возникновением вопросов, связанных с доступом на мероприятие.

• Специальные виды услуг: гардеробные, транспорт, места парковки и телефоны.

• Пресса, репортеры, фотографы и проекционное оборудование.

• Реклама.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Данные по результатам осмотра конференц-залов (либо при проработке вопроса их конструирования на выставочной площадке) можно внести в анкету, которую предлагают специалисты:

Особое внимание нужно уделить обеспечению мероприятия аудиовизуальными средствами. При подготовке мероприятия важно определить, какие из средств поддержки будут необходимы докладчикам: видеопроекторы, оверхеды, эпископы и т. п.