Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

8. Александрова H., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент. Методическое пособие. — Ростов-н/Д.: Экспертное бюро, 2001. — С.107

9. Там же. С.109

Глава X. Обеспечение общих, административных, рекламно-информационных и технических услуг на выставке

1. Международные требования к номенклатуре и качеству услуг

Все виды услуг, предоставляемых организаторами экспонентам и посетителям выставки можно условно выделить в несколько блоков:

• общие услуги;

• административные услуги;

• рекламно-информационные услуги;

• технические услуги.

Приведенная выше классификация предложена Международной ассоциацией выставочной индустрии (UFI), которая, как уже отмечалось выше, предлагает «Минимальный перечень услуг для международного выставочного мероприятия, предоставляемых экспонентам организаторами выставок» (см. Приложение 2).

2. Решения и технологии организации выставочного пространства

2.1. Принципы организации выставочного пространства

Основной технической услугой, которую организатор выставки обязан предоставить экспоненту, является предоставление выставочного стенда. В совокупности выставочные стенды образуют экспозицию выставки.

Организация выставочного пространства предполагает разработку конструкторских, технических, навигационных, функциональных и дизайнерских решений, которые создают неповторимый облик выставки, включая выставочное пространство в общую философию выставочного проекта.

Таким образом, «внепространственные» показатели, такие как общая идея выставки, ее отраслевая направленность, фирменный стиль и другие, задают параметры и решения в организации пространства выставки. Общие принципы при организации выставочного пространства:

• целостность и эстетичность восприятия;

• соответствие решений организации выставочного пространства единому фирменному стилю выставки;

• функциональность и навигационная прозрачность для экспонента и посетителя.

Организационные, технические и дизайнерские решения призваны помочь организаторам выставок в реализации этих принципов.

2.2. Планирование экспозиции и строительство стендов

2.2.1. Рассадка участников выставки

Планирование экспозиции начинается с рассадки участников. Менеджер (руководитель проекта, директор выставки) разрабатывает совместно с компанией-застройщиком выставки экспозиционный план, согласно которому впоследствии и предлагаются к продаже стенды. И наоборот, существует практика, когда принимаются заявки экспонентов, а затем производится рассадка участников. Собственно, уже на этом этапе формируется общая концепция организации пространства выставки.

Можно определить в самых общих чертах несколько видов планировки экспозиции:

Классическая. Стенды группируются в острова, образуя «улицы» и перекрестки.

Ромбическая. Стенды расположены в виде открытых ромбов, обеспечивая более легкий доступ к экспонатам.

Круговая. Стенды расположены по кругу экспозиционного зала (используется в небольших залах, фойе и т. д.).

При планировании экспозиции особое внимание уделяют ширине и расположению проходов, так как они направляют потоки посетителей, а также обеспечивают эвакуационные маршруты в случае форс-мажорных обстоятельств. Согласно требованиям пожарных служб, ширина проходов должна быть не менее 2 м и они не должны быть тупиковыми.

Проходы обычно обеспечивают сквозной и по возможности более полный обход выставки (диагональ, спираль, круг). Иногда, когда экспозиция небольшая, используют строительство проходов в виде лабиринтов, искусственно создавая объем выставочного пространства. Рекомендуемая ширина проходов — не менее 3–4 м.

Для механического выгораживания маршрута используются так называемые зоны недоступности с помощью цвета, фактуры коврового покрытия, уровня пола, физического барьера.

2.2.2. Виды стендов, работа с экспонентами и застройщиком по наполнению стенда

Стенды к продаже могут быть нескольких типов:

• с одной открытой стороной;

• с двумя открытыми сторонами (угловые);

• с тремя открытыми сторонами («полуостров»);

• с четырьмя открытыми сторонами («остров»).

Чем больше открытых сторон — тем более легок доступ к экспонатам, больше возможностей для продуктивной работы на стенде. Поэтому открытые стенды больше ценятся, и иногда организаторы выставок выставляют за угловые стенды и «острова» дополнительные наценки к стоимости. Естественно, планировка стенда в виде «острова» возможна только при значительном размере стенда.